A pesar de que el concepto de auditoría suele generar un poco de miedo, los beneficios que se consiguen auditando distintos ámbitos de la actividad productiva son numerosos. Las empresas de auditoría pueden hacer mucho por tu negocio, ¡son un aliado!
¿Qué es una auditoría?
El concepto de auditoría hace referencia a un análisis o examen que se realiza sobre un determinado sistema, una empresa, un producto o, incluso, una persona. Con esta evaluación crítica se emite un veredicto competente que se caracteriza por ser neutro, debe ser totalmente independiente y no tener influencias de ningún tipo.
Normalmente, el concepto de auditoría que más se maneja es el que se encarga de evaluar los estados financieros de una empresa para conocer su realidad económica. Sin embargo, hay otros tipos de auditorías dentro del sistema de gestión que lleva una empresa que no tienen que ver con esta definición. A lo largo del artículo veremos las diferencias entre unas y otras.
Las empresas de auditoría
Las empresas de auditoría dedicadas a la gestión se ocupan de evaluar a otras empresas en el cumplimiento de determinados reglamentos, procesos o actividades en distintos sectores incluidos dentro de su actividad económica. El cumplimiento de estas normativas conlleva la obtención de certificaciones, por lo que son muy necesarias para mantenerlas.
Se suele tener la concepción de que las empresas de auditoría se encargan de encontrar culpables de errores o malas prácticas en el desarrollo de la actividad productiva. Esta creencia hace que la información no fluya como debiera y que haya ciertos escollos a la hora de recopilar los datos para su evaluación.
En realidad, se trata solo de identificar qué está mal y no quién es el responsable. Evidentemente, cuando se detectan fallos se suele saber quién es la persona que está detrás según la tarea que sea, pero el objetivo principal es asegurarse que los procedimientos están haciéndose de acuerdo a lo establecido en las normas ISO.
Objetivos de las empresas de auditoría
Cuando se lleva a cabo una auditoría de calidad lo que se pretende es conocer qué se está haciendo en la empresa y de qué modo y compararlo con qué se tiene que hacer y de qué modo. Es el paso fundamental que afrontan las empresas de auditoría para hacer frente al proceso de mejora continua que se refleja en las normas ISO.
Con una auditoría de calidad, lo que se pretende es:
➧ Identificar las posibles desviaciones que se estén produciendo.
➧ Analizar los motivos que propician la existencia de estas desviaciones.
➧ Planificación de medidas correctoras por parte de las empresas de auditoría y fijación de nuevos objetivos a conseguir con estas medidas.
➧ Implementación de las medidas correctoras determinadas anteriormente.
➧ Supervisión de los nuevos resultados.
➧ Determinar unos objetivos nuevos una vez que la situación esté normalizada.
Evidentemente, si en el primer paso no se detectan incoherencias con el sistema de gestión de la calidad adoptado, no es necesario seguir el proceso al estar todo correctamente implantado y con resultados positivos. En caso de detectar anomalías, el seguimiento por parte de las empresas de auditoría debe ser más exhaustivo para corroborar que efectivamente están subsanadas.
Actividades de las empresas de auditoría
Auditoría de sistemas de calidad
Las empresas de auditoría de calidad se ocupan de comprobar que el sistema implantado en la compañía cumple rigurosamente con los requisitos que las normas establecen. Lo que se busca es comprobar que los objetivos de calidad que fueron fijados previamente se están cumpliendo de manera eficaz y eficiente.
Las empresas auditoras se aseguran la obtención de la calidad del conjunto de la producción, por lo que están auditorías de calidad engloban muchos más aspectos a estudiar que las auditorías de procesos o de producto. La guía de calidad a seguir será evaluada por las empresas de auditoría que estimarán si es el correcto y si su implantación es la deseada para conseguir los resultados.
Este tipo de auditorías pueden ser internas o externas en función de quién lleve a cabo la evaluación. Las auditorías internas se pueden decir que son una autoevaluación, se llevan a cabo por parte de la propia empresa. En las auditorías externas son terceros los que examinan la correcta implantación del sistema de gestión de calidad, ya sean empresas de auditorías u organismos certificadores.
Auditorías energéticas
El consumo energético es uno de los grandes gastos que afrontan las empresas, sobre todo las grandes industrias que cuentan con maquinarias que no se apagan en ningún momento. La optimización de la energía consumida es algo a lo que se puede recurrir independientemente del tamaño de la empresa. Siempre es posible lograr una mejor eficiencia energética y conseguir reducir la factura y seguir operando con total normalidad.
En nuestro país, con el fin de optimizar el consumo energético, el Gobierno establece los requisitos mínimos que deben cumplir las empresas, los profesionales independientes y los proveedores de energía. Cada cuatro años se deben someter a una auditoría energética aquellas empresas que cuenten con más de 250 trabajadores en plantilla o que alcancen una determinada cantidad en su facturación anual.
Existe la opción de que las auditorías energéticas no sean obligatorias, siempre y cuando la empresa haya adoptado un sistema de gestión energética o ambiental y contar con los certificados de eficiencia energética de las instalaciones en vigor.
Lo que se busca con las auditorías energéticas es reducir el gasto en consumo de energía, que desde una perspectiva nacional se traduce en la reducción del grado de dependencia energética de terceros al disminuir las importaciones de combustibles. El ámbito medioambiental también se ve beneficiado al reducir las emisiones nocivas a la atmósfera por la utilización de las energías renovables.
Auditorías de producto
Las auditorías de producto son las que se dedican a evaluar el producto resultante de la actividad productiva o al que se encuentre en alguna de sus fases intermedias.
La integridad del producto que se va a comercializar debe cumplir con los estándares de calidad estipulados en los reglamentos y normas. Además, las empresas de auditoría deben cerciorarse de que el producto se acoge a las necesidades de los clientes.
Del mismo modo, encontramos auditorías de servicios cuando el bien producido no es algo material. En este caso, la empresa de auditorías realiza un control con un cliente ficticio. El Mystery Shopper o Cliente Misterioso, es un individuo que actúa como auditor de cierto tipo de servicios. Las empresas de auditorías envían al Mystery Shopper a negocios tales como restaurantes, tiendas u hoteles, por ejemplo.
La persona que actúa como auditor, recibe una amplia formación para saber qué debe preguntar, en qué debe fijarse o cómo actuar en determinadas ocasiones. Él es enviado al negocio en cuestión para realizar una compra o alguna consulta tal y como haría en su vida normal. Después debe evaluar a la empresa en función de cómo le hayan prestado el servicio y teniendo en cuenta unas consideraciones de la propia compañía que muchas veces figuran en un informe.
Auditorías de procesos
En este tipo de evaluaciones, las empresas de auditorías verifican la eficacia de un determinado proceso dentro de la actividad productiva de la compañía. Los resultados obtenidos en los procesos denotan el grado de cumplimiento de los objetivos del negocio, por lo que, cuando se distancien es necesario introducir mejoras para recuperar la senda marcada.
Las empresas auditoras en este tipo de auditorías evalúan la tarea que se desempeña, quién la lleva a cabo, dónde se realiza, con qué equipamientos y con qué documentación cuenta para registrarlo. Podemos encontrarnos procesos dentro de una misma empresa que difieren mucho unos de otros, por lo que las auditorías de procesos pueden cambiar y ser más extensas en función de la complejidad de lo que se haga.
Nuestra empresa de auditorías
CTMA es una empresa de auditorías de diverso tipo. Realizamos este tipo de actividades en la mayoría de sectores que Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) establece. Nuestro personal presta sus servicios y conocimientos colaborando con distintas Entidades de Certificación como empresa de auditorías cualificada.
Como empresa auditora, nos encargamos de llevar a cabo las auditorías que hemos explicado a lo largo del artículo, ya se trate de sistemas ya implantados o de nueva implantación. Otros tipos de auditorías que realizamos son:
Auditoría del Sello Madrid Excelente: Contar con esta distinción es una ventaja en frente de los competidores, indica que se apuesta por la innovación y la responsabilidad social, se preocupa por la satisfacción de las necesidades de los clientes y se realiza una aportación activa al desarrollo de la región. Las empresas de auditoría que evalúan la idoneidad de un negocio para optar al Sello Madrid Excelente centran su atención en comprobar que su filosofía está enfocada hacia la calidad total y que tienen implantado un sistema de gestión efectivo.
Autoevaluaciones del Modelo de Excelencia Europeo (EFQM): Con la implantación de este modelo no normativo sobre la gestión de la calidad total se consigue ganar eficacia y eficiencia y destacar de un modo competitivo frente de la competencia. Según la aplicación de los criterios que se establecen en el Modelo de Excelencia Europeo se detalla cómo es el funcionamiento del sistema de gestión de la compañía y las oportunidades de mejora continua que se presentan para obtener los mejores resultados.
Auditoría de Prevención de Riesgos Laborales: este tipo de auditoría comprueba que la implantación de la norma OHSAS 18001 es eficaz, eficiente y está consiguiendo los mejores resultados. La prevención de los riesgos laborales es uno de los apartados más importantes de una compañía al estar en juego la seguridad del factor humano del negocio. Por ello es muy importante que las empresas de auditoría evalúen el comportamiento de las medidas adoptadas según la normativa OSHAS y supervisen el rendimiento de las mismas.
CTMA cuenta con una sólida y amplia experiencia como empresa auditora. Contáctanos e infórmate sin compromiso sobre lo beneficiosas que son las auditorías para tu negocio.