La elaboración de un manual de calidad no es obligatoria para certificar un sistema de gestión de calidad en la norma ISO 9001, pero puede ser muy útil y beneficioso para tu empresa. Por ello, hoy te explicamos en qué consiste y cuáles son sus beneficios
¿En qué consiste un manual de calidad?
Un manual de calidad es un documento sobre los objetivos y procedimientos de una empresa para garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad en los procesos de producción de la compañía (producto o servicio final).
Esto significa que el objetivo es documentar el grado de compromiso de la empresa en relación a su sistema de gestión de la calidad para lograr el éxito en sus metas empresariales. Por tanto, la complejidad, el tamaño de la empresa y el volumen de producción determina el alcance y la envergadura, puesto que será diferente para una empresa multinacional que para una pyme.
El manual de calidad debe de ser público para facilitar el libre acceso a toda persona que quiera conocer los estándares de calidad de la empresa como pueden ser clientes, proveedores e instituciones. Además, el documento deber recoger las políticas de calidad y la metodología de la empresa para lograr el éxito en sus objetivos.
¿En qué consiste un procedimiento de calidad?
Un procedimiento de calidad es la determinación de los métodos para completar una tarea, es decir, el enfoque y quién lo va a realizar. El objetivo primordial es garantizar la implicación de toda la plantilla en la realización de las tareas del mismo modo y cumpliendo con los plazos prefijados para completar con éxito los objetivos de la política de calidad de la empresa.
Por esta razón, un manual de calidad no es lo mismo que un procedimiento de calidad y ambos conceptos no deben confundirse. Los procedimientos de calidad de una empresa deben ser recogidos en el documento de calidad de la corporación.
¿Cómo se elabora un manual de calidad?
La norma UNE 66925:2002 establece las especificaciones y pasos a seguir para la elaboración de un documento sobre el sistema de gestión de calidad de una empresa y cómo debe ser actualizado para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Por ello, esta norma nos ayuda a elaborar nuestro manual de calidad y poder implantar con éxito nuestro sistema de gestión de calidad.
En la última actualización de la norma ISO 9001, se especifica que no es obligatorio elaborar un manual de calidad y por tanto, se prescinde de ello. En esta modificación, se explica que la política de calidad debe ser documentada, pero no especifica el modo.
Se refiere a “información documentada” y establecer que la empresa está obligada a mantenerla y controlarla mediante pruebas, formatos y métodos pertinentes y convenientes. Asimismo, se detalla que esta información y datos son muy relevantes para nuestra sistema de gestión de la calidad, especialmente para poder mejorarlo.
Por ello, la elaboración de un manual es recomendable con el fin de cumplir los objetivos y mejorar el sistema. El manual permite una organización del trabajo más eficaz y la resolución de las dudas sobre los procedimientos de calidad.
Existen algunos aspectos a tener en cuenta para elaborar nuestro manual de calidad:
- Justificar: se deben justificar y explicar las exclusiones dentro de nuestro manual de calidad
- Un único ejemplar: aunque pueden modificarse algunas cuestiones, solo debe redactarse un manual de calidad único. Por tanto, solo tendrá vigencia una versión del manual de calidad
- Documentar: los sistemas de gestión de calidad y los procedimientos de calidad tienen que ser documentados y registrados
- Revisión periódica: el manual de calidad tiene que ser revisado periódicamente para garantizar los requisitos y procedimientos de calidad especificados en la norma ISO 9001
Ventajas de un manual de calidad
Como hemos comentado previamente los beneficios de redactar un manual de calidad son muy diversos, aunque no es obligatorio. Los principales beneficios son:
- Mejora procesos internos: se puede incrementar el valor de los procesos productivos con un manual de calidad y un sistema de gestión de calidad eficaz
- Compresión correcta de los requisitos legales: los parámetros legales de las normas pueden ser más fáciles de asimilar para la plantilla con un manual de calidad
- Definición de los procedimientos: los procedimiento de calidad serán definidos correctamente para garantizar la uniformidad de los outputs y la actividad productiva
- Control continuo: cada proceso individual es controlado permanentemente dentro del sistema de procesos, lo que facilita la detección de errores
- Identificación de las necesidades: se pueden identificar las necesidades más fácilmente y así sentar las bases para la mejora continua
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