¿En qué consiste una auditoría interna de calidad?

¿Qué es una auditoría interna de calidad?

Una auditoría es una inspección o examen que se realiza en una empresa u organización para verificar el correcto funcionamiento de la misma en distintos aspectos. Se suele llevar a cabo por personas ajenas a la entidad que está siendo objeto del examen, denominados auditores.

En el caso de la auditoría interna de calidad, es la que se lleva a cabo en las empresas para controlar la perfecta implantación de la norma ISO 9001 en la organización. La realización de estas auditorías internas de un modo periódico es un requisito dentro de la propia norma ISO 9001 y se entiende como un componente básico para comprobar el grado de desempeño de la norma.

Con una auditoría interna de calidad, además de evaluar el funcionamiento de los sistemas implantados, se identifican las desviaciones que pueden existir e introducir medidas correctivas. Esto permite asegurar que el sistema de gestión de calidad sigue las directrices establecidas y que, por tanto, los clientes pueden seguir depositando su confianza en los productos o servicios de la empresa.

Distintos tipos de auditorías

Un modo de clasificar las auditorías puede ser en función de la persona que las realice:

Auditoría interna

También llamada auditoría de primera parte que se comentó en el apartado anterior. La propia empresa evalúa su sistema de calidad.

Auditoría externa

Auditoría de segunda parte: es la que se lleva a cabo por parte de distintos grupos o sectores que tienen un determinado interés en evaluar el sistema de gestión de calidad de la empresa. Pueden ser clientes o proveedores a los que les interesa comprobar si los estándares que maneja la compañía son los adecuados para la creación de vínculos comerciales.

Auditoría de tercera parte: la parte encargada de la evaluación en este tipo de auditorías es una organización totalmente independiente de la compañía con el fin de otorgar la certificación al comprobar el cumplimiento de los requisitos necesarios para ello.

auditoria interna de calidad

Objetivos de una auditoría interna

✦ Velar por el cumplimiento de los requisitos que contempla la norma ISO 9001.

✦ Evaluación de la idoneidad o la no conformidad del sistema de gestión de calidad implantado en la compañía acorde a los requisitos establecidos.

✦ Determinación de la eficacia que presenta el sistema de gestión de calidad vigente para la consecución de los objetivos establecidos previamente.

✦ Detectar oportunidades de mejora en el sistema de gestión adoptado.

✦ Mantener un registro y documentación que recoja las valoraciones y evidencias evaluadas durante todo el proceso auditor.

Beneficios de las auditorías internas

➥ Permite conocer la adecuación del sistema de gestión de la calidad vigente según los requisitos de la norma ISO 9001 y sus posibles desviaciones.

➥ A través de una auditoría interna se pueden descubrir carencias de las que no se tenía constancia previamente y lograr la optimización de costes o del uso de recursos.

➥ Con su realización se está manteniendo y actualizando el sistema de gestión de calidad de un modo continuo.

➥ Se le da voz al personal de la empresa al ser tenido en cuenta para estas auditorías internas y esto revierte en una mayor concienciación e implicación de la plantilla para el cumplimiento de los requisitos de la norma.

➥ La evaluación del sistema genera propuestas de mejora que de otro modo quizás no hubieran sido vistas.

➥ La realización de las auditorías internas de forma periódica permite obtener la certificación final de un modo más sencillo al minimizar los contratiempos en las auditorías externas.

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Tipos de auditores internos

La auditoría interna se suele llevar a cabo por un trabajador o trabajadores de la propia empresa. Lo relevante es que no pueden auditar la parte del proceso en el que ellos desarrollan su trabajo de forma cotidiana. Esto es debido a que, al estar familiarizados con estas actividades o partes del proceso, es más fácil que pasen por alto alguna deficiencia por considerarla normal.

Para poder realizar la auditoría interna, la empresa debe formar a estos trabajadores para que sean capaces de evaluar con los conocimientos necesarios e identificando el correcto cumplimiento de los procedimientos dentro de la organización según la norma ISO 9001.

A pesar de ser denominada interna, la auditoría también puede ser llevada a cabo por profesionales especializados ajenos a la empresa. Es común que este aspecto pueda llevar a confusión, sin embargo, la denominada auditoría externa es la que una organización hace a otra, como puede ser la que efectúa una Entidad de Certificación Acreditada a cualquier empresa que desee obtener la certificación ISO 9001.

Actores implicados en la auditoría interna

Responsable de Gestión de la Calidad: se ocupa de la revisión y actualización de la norma vigente y de las hojas de ruta a seguir por los auditores internos. Tiene potestad para decidir si son necesarias auditorías extraordinarias. Designa al auditor interno o al equipo auditor si son varios. Se ocupa de la presentación de los informes finales de las auditorías. En caso de que se presente la necesidad de introducir medidas correctivas o preventivas, colabora con los responsables de área para luchar conjuntamente en la solución de las deficiencias. Mantiene registros y documentación necesaria para que quede constancia de los procedimientos llevados a cabo.

Auditor Interno: siguen el procedimiento estipulado para auditar las áreas en cuestión. Una vez realizada la auditoría interna, deben elaborar el informe correspondiente. En caso de detectar la necesidad de introducir cambios, deben proponer acciones para subsanar esas deficiencias en el sistema de gestión.

Responsable de área: participa de manera activa en la auditoría con el auditor interno. Este papel tan activo le debe permitir comprender las no conformidades detectadas. Una vez que se tomen medidas para subsanarlas, debe asegurarse de su correcto cumplimiento.

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Procedimiento de una auditoría interna

Planificación de la auditoría

Es necesario planificar con cierta antelación la fecha de la auditoría. No se trata solo de ejecutar la auditoría interna, si no de contar con el plazo de tiempo suficiente para poder obtener los resultados finales. Es el responsable de la Gestión de Calidad el que determina en el calendario la auditoría general, las auditorías internas, la designación del trabajador o trabajadores responsables de realizarlas o las hojas de ruta a seguir.

Una vez que se conozca la fecha exacta para la auditoría interna se le comunica al responsable de la parte del proceso que se va a auditar el día que se realizará, el horario y los documentos que debe tener preparados.

Desarrollo de la auditoría

En la fecha señalada, el auditor interno le explica al responsable del proceso a auditar como se desarrollará la evaluación antes de comenzar. La auditoría comienza cuando ambos van comprobando el desempeño de los requisitos fijados en la hoja de ruta a seguir. En caso de encontrarse incumplimientos de los requisitos u opciones de mejora del sistema empleado, el auditor interno las deja anotadas.

Redacción de las no conformidades

Se toma nota de todos aquellos aspectos que no siguen los criterios que se establecen en la norma ISO 9001.

Elaboración de un informe final de auditoría

El auditor interno redacta un informe con el resultado de la evaluación. Este informe debe ser puesto en conocimiento no solo el responsable del área auditada, también de todo el departamento para que sean conscientes de la situación y de los motivos de la implantación de medidas correctoras si las hubiese. Todas las medidas adoptadas deben ser basadas en las evidencias recogidas, no se tienen en cuenta valoraciones o suposiciones personales.

Seguimiento de las medidas adoptadas

Las medidas acordadas para superar las deficiencias encontradas durante la auditoría interna deben ser objeto de supervisión para asegurarse que se corrigen las no conformidades y que la auditoría ha dado sus frutos. Del mismo modo, también se hace un seguimiento de las propuestas hechas para conseguir una mejora en el sistema de gestión de calidad.

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¿Qué son las no conformidades en una auditoría interna?

Si en una auditoría se encuentra que no se cumplen los requisitos que debe tener un sistema de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9001 se denominan no conformidades. Éstas pueden darse en cualquier tipo de elemento, ya sea en los materiales o en los procesos.

Sea cual sea el tipo de la no conformidad, debe ser subsanada, pero pueden diferenciarse entre:

  • No conformidad mayor, aquella que guarda relación directamente con el incumplimiento de algún requisito de la norma ISO 9001 y, por tanto, afecta de un modo general a la empresa.
  • No conformidad menor, la irregularidad detectada está más focalizada y se debe a alguna actuación individual.

La principal diferencia entre estos tipos de no conformidades es que las menores permiten la obtención del certificado en la norma ISO 9001, mientras que la subsanación de las inconformidades mayores es obligatoria para conseguir la certificación del sistema de gestión de la calidad de la empresa.

Las no conformidades más comunes son el incumplimiento de los plazos de ejecución de las auditorías programadas o la falta de determinados informes. Las que revisten más dificultad para poder detectarlos son el incumplimiento de algún requisito o la incorrecta composición de las hojas de ruta.

Auditoría interna común para las normas ISO 9001 e ISO 14001

Las normas ISO 9001 e ISO 4001 tienen requisitos comunes, por lo que se pueden realizar auditorías internas conjuntas para simplificar el proceso y evitar duplicidad de costes. En este caso, la auditoría se denomina de un Sistema de Gestión Integrado.

Llevar a cabo una auditoría de un Sistema de Gestión Integrado requiere que el auditor o el grupo de auditores tengan unos sólidos conocimientos y cierto grado de experiencia. A pesar de ser normas con muchas similitudes, si sólo tienen experiencia en una de las ellas, pueden surgir dificultades para diferenciar ciertos aspectos.

La norma ISO 14001, por ejemplo, no exige la documentación de muchos de los procedimientos sobre el Sistema de Gestión Medioambiental, pero si se está evaluando conjuntamente con la norma ISO 9001 en una Auditoría de Sistema Integrado, se debe documentar todo el proceso para evitar incumplir un requisito de la norma de calidad.

En una auditoría interna de este tipo, cuando se presenten diferencias entre las distintas normas objeto de la evaluación, debe primar el requisito más restrictivo o más severo.

En CTMA realizamos tanto auditorías internas de empresas para el mantenimiento de la certificación de la norma ISO 9001, como auditorías del Sistema de Gestión Integrado. Nos ocupamos de asegurar el correcto cumplimiento de los requisitos exigidos, de la introducción de medidas en caso necesario y de identificar las mejoras que se pueden aplicar a la organización. ¡Infórmate de nuestros servicios!

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