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Ficha de procesos ISO 9001:2015

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Tiempo de lectura: 4 minutos

Cuando una organización adopta un sistema de gestión de calidad, opta por mejorar su desempeño en todos los procesos. ¿La razón? Este proporciona una excelente base para su desarrollo y desempeño. De ahí parte de la razón de que desde CTMA Consultores siempre recomendamos usar una ficha de procesos ISO 9001:2015.

Algunas empresas solo disponen de algunos registros que apenas muestran cómo llevan a cabo su actividad. Las que realmente apuestan por la eficiencia, sin importar cuándo y quién hace el trabajo, emplean fichas de proceso o procedimiento como parte fundamental de su metodología.

La importancia de estas es que, gracias a estas fichas, puedes exponer detalladamente cada paso y fase. Con esto tenemos un estándar de trabajo para esa actividad en concreto, lo que se traduce en una mayor posibilidad de evitar errores, detectar fallos y mejorar la operatividad y el rendimiento.

¿Qué es una ficha de proceso?

Cuando hablamos de una ficha de proceso, como la ficha de procesos ISO 9001:2015, nos referimos a una herramienta que servirá de esquema para definir cómo se hace una actividad. Es decir, que esta expresa las fases del proceso, la responsabilidad del que realiza la actividad y el producto que esto genera.

En resumen, es una forma más gráfica de especificar una actividad. En esta ficha, se recoge justo las características que la empresa requiere que aparezcan para hacer la gestión de ese proceso a su manera particular.

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¿Qué es un proceso?

Según lo define la propia norma ISO, un proceso es un conjunto de actividades que se relacionan e interactúan en la búsqueda de transformar, en resultados efectivos, diferentes elementos. El fin último es lograr productos de alta calidad que satisfagan las necesidades de los reglamentos y, claro está, de los propios clientes.

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La ficha de procesos ISO 9001:2015 y el Sistema de Gestión

Algo que es necesario resaltar es que todo proceso debe tener una misión en la organización y, por ende, en el Sistema de gestión. Esta misión, clara y definida, debe poder arrojar resultados medibles al alcanzar los objetivos y, por ende, verificar si lo especificado en la ficha es de verdad funcional para aplicar a lo largo del tiempo.

Al elaborar la ficha de procesos ISO 9001:2015 será necesario definir bien los procesos y procedimientos. De esta forma no tendremos un documento demasiado extenso e inasumible o uno corto y ambiguo.

La ficha, como ya habíamos mencionado, se elabora según lo que la empresa requiere y necesite. Sin embargo, una primera orientación sobre cómo podrían exponerse los procesos del sistema de gestión sería la siguiente:

Entradas y salidas

En este aspecto, la ficha requerirá que se especifique lo que se necesita para iniciar una labor (entrada). Esto para saber qué se debe obtener de esto, es decir, los resultados de ese proceso (salida).

Con seguridad, este paso se verá repetitivamente en la ficha. ¿La razón? Los resultados de un proceso (salida) se requerirán para otra actividad (entrada) generando todo un sistema integrado e interrelacionado.

Control de proceso

La supervisión y medidas de control son parte de un buen sistema de gestión. Si el trabajo está bajo control en todo momento y se siguen los protocolos especificados, se obtendrá el resultado que se espera y se harán las medidas correctivas en el transcurso de la actividad.

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Recursos

En la ficha de procesos ISO 9001:2015 debe especificarse todo lo que se requiere para cumplir con la actividad. En este sentido se especifican tanto el personal, material o materia prima, instalaciones, equipos y demás.

Responsable del proceso

Es necesario que cada ficha de procesos ISO 9001:2015 especifique quién es el trabajador responsable de cada proceso. Esta será la persona encargada de que esa fase y procedimiento funcione como debe ser y pueda pasarse al siguiente eslabón del proceso.

Riesgos y oportunidades

Otro aspecto que debe definirse en el proceso y que la ficha debe señalar es los riesgos y oportunidades de la actividad. Los mismos deben ser analizados de forma periódica para tomar de ellos lo necesario para el logro efectivo del proceso.

Indicadores de chequeo

Una excelente forma de ayudar a medir los riesgos y oportunidades y, en definitiva, el éxito de la gestión, es crear indicadores de chequeo de resultados. El motivo no es otro que hacer una revisión de lo que se está haciendo y logrando en diferentes períodos de tiempo.

Documentación de la gestión

Una buena adición a la ficha de procesos ISO 9001:2015 es una documentación gráfica del proceso. Esto puede ayudar a que cada vez que se implemente, se puedan obtener los resultados que se esperan, tal y como ya se han obtenido. Recordemos que la razón de una ficha es que se implemente el proceso varias veces, ya que este no es proyecto único e irrepetible.

Otros datos a indicar puede ser algunos subprocesos, restricciones, proveedores e incluso límites del proceso y los involucrados. Al final, todo lo que la empresa defina para el éxito de ese proceso específico y que debe figurar en la ficha.

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Finalmente, el formato que se elija para vaciar la información de la ficha de procesos ISO 9001:2015 debe presentarse de manera muy clara en la misma. Se debe buscar que esta se muestre en un solo formato (única página) y que sea fácilmente leída y entendida.

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Hay fichas de procesos ISO 9001:2015 que incluyen diagramas de flujos o procesos que permiten ver mucho más gráficamente cada proceso y procedimiento y su interacción. Esto es un aporte excelente para que el equipo de trabajo pueda realizar la actividad de manera más efectiva.

Una recomendación final es identificar de forma correcta cada ficha de procesos ISO 9001:2015 que se cree. De esta forma se podrá ubicar fácilmente cuando se requiera.

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Si bien los sistemas de gestión son algo que toda empresa necesita, lograrlo no es sencillo. Siempre se requiere una guía o consultor que te ayude a generar e implementar las mismas. En CTMA Consultoría ISO estamos precisamente para ayudarte.

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¡Recuerda, si tienes cualquier duda o necesitas más información sobre las fichas de procesos, contáctanos y te ayudaremos encantados!.

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