Delegado de protección de datos: Funciones y características

La protección de datos personales se ha convertido en una prioridad para empresas y organizaciones. En este contexto, el Delegado de Protección de Datos (DPD) juega un papel fundamental en garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

En este post, desde CTMA Consultores, te explicamos qué es un delegado de protección de datos y cuáles son sus funciones clave.

¿Qué es un delegado de protección de datos?

El delegado de protección de datos (DPD), también conocido como Data Protection Officer (DPO), es la persona designada por una organización para garantizar que se cumple la normativa en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Aunque la responsabilidad final recae en el responsable o encargado del tratamiento, el DPD actúa como una figura independiente que asesora, supervisa y vigila las prácticas de la empresa para proteger la información personal y garantizar los derechos de los usuarios.

Este delegado puede ser interno o externo, pero en cualquier caso su papel es fundamental para mantener la confianza y la seguridad en el manejo de datos personales.

Diferencia entre responsable, encargado y delegado de protección de datos

Comprender estas figuras es fundamental para saber qué es un delegado de protección de datos y cómo se relaciona con el responsable y el encargado dentro de una organización.

Responsable del tratamiento

Es la persona física o jurídica que decide qué datos se recogen, para qué se utilizan y cómo se gestionan. Tiene la responsabilidad última de que la empresa cumpla con la normativa de protección de datos.

Encargado del tratamiento

Es la persona o entidad que trata los datos en nombre del responsable. No puede decidir sobre los fines ni los medios del tratamiento, ya que su labor se limita a ejecutar las tareas siguiendo las instrucciones recibidas, aplicando siempre medidas de seguridad adecuadas.

Delegado de Protección de Datos (DPD)

El delegado de protección de datos es una figura independiente cuya misión principal es velar por el cumplimiento de la normativa y la protección de los derechos de los usuarios. Entre las funciones del delegado de protección de datos se encuentran asesorar a la organización, supervisar las prácticas de tratamiento y servir de enlace con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

¿Qué entidades están obligadas a tener un DPD?

Están obligadas a designar un delegado de protección de datos todas las autoridades y organismos públicos, independientemente del tipo de datos que traten. En el sector privado, la obligación recae en aquellas entidades que realizan tratamientos a gran escala de datos sensibles o que llevan a cabo un seguimiento sistemático y habitual de individuos.

Además, es obligatorio para sectores específicos como:

• Establecimientos financieros, aseguradoras y empresas de servicios de inversión.
• Centros educativos y universidades.
• Empresas que explotan redes de telecomunicaciones.
• Organizaciones que realizan actividades de publicidad y prospección comercial basadas en perfiles.

¿Cuándo es obligatorio nombrar un delegado de protección de datos según el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece en su artículo 37.1 los casos en los que es obligatorio designar un DPD. Estos supuestos son:

1. Cuando el tratamiento de datos lo realiza una autoridad u organismo público, excepto los tribunales en el ejercicio de su función judicial. Por ejemplo, ayuntamientos o universidades públicas.
2. Cuando las actividades principales del responsable o encargado consisten en operaciones de tratamiento que, por su naturaleza, alcance y/o fines, requieren una supervisión habitual y sistemática de interesados a gran escala.
3. Cuando las actividades principales consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales (como datos sensibles) o datos relativos a condenas e infracciones penales.

Además, el RGPD permite que un grupo empresarial designe un único DPD siempre que sea accesible desde cada establecimiento.

¿Quién designa al delegado de protección de datos?

El DPD es nombrado por el responsable o encargado del tratamiento. Esta designación suele ser formalizada por la alta dirección de la empresa, como el CEO o el consejo ejecutivo, ya que es una figura clave para el cumplimiento normativo y requiere un compromiso a nivel organizativo.

¿Cuáles son las funciones del delegado de protección de datos?

El DPD tiene un papel clave en garantizar que una organización cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos y otras normativas aplicables. Según el artículo 39 del RGPD y diversas fuentes especializadas, sus funciones principales incluyen:

• Supervisar el cumplimiento del RGPD y la normativa de protección de datos dentro de la organización, asegurándose de que se respeten las políticas internas y las obligaciones legales.
• Asesorar y formar al personal que participa en el tratamiento de datos para fomentar la concienciación y el correcto manejo de la información personal.
• Vigilar la asignación de responsabilidades relacionadas con la protección de datos dentro de la entidad.
• Colaborar con la autoridad de control (como la Agencia Española de Protección de Datos) y actuar como punto de contacto para cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos.
• Realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos cuando sea necesario, para identificar y mitigar riesgos en los tratamientos que puedan afectar a los derechos y libertades de las personas.
• Garantizar la confidencialidad y el secreto profesional respecto a la información a la que accede en el desempeño de sus funciones.
• No recibir instrucciones sobre cómo desempeñar sus funciones y actuar con independencia para evitar conflictos de interés.

Estas funciones hacen del DPD una figura esencial para la gestión responsable y segura de los datos personales en cualquier organización que maneje información sensible o a gran escala.

¿Quién puede certificar a un delegado de protección de datos?

Las únicas entidades que pueden certificar a DPD son aquellas acreditadas por ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) conforme a la norma UNE-EN ISO/IEC 17024:2012 y al Esquema de Certificación de Delegados de Protección de Datos establecido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Delegado de protección de datos: ¿Por qué externalizarlo con una consultora especializada?

Externalizar la figura del DPD con una consultora especializada como CTMA es una solución eficaz, segura y altamente recomendada para las empresas que buscan cumplir con la normativa de protección de datos sin complicaciones internas.

Ventajas de externalizar con CTMA:

• Experiencia y especialización: CTMA contamos con profesionales expertos en RGPD que están al día con los cambios normativos y mejores prácticas, garantizando un asesoramiento preciso y actualizado.
• Ahorro de recursos: Al externalizar, la empresa evita costes asociados a la contratación, formación y mantenimiento de un DPD interno, optimizando recursos económicos y humanos.
• Independencia y objetividad: Un DPD externo actúa con total independencia, lo que favorece una supervisión imparcial y una gestión transparente del cumplimiento normativo.
• Adaptación continua: CTMA asegura una vigilancia constante y adaptación a nuevas obligaciones legales, minimizando riesgos de sanciones y mejorando la confianza de clientes y usuarios.
• Solución integral: Además de la función de DPD, en CTMA ofrecemos servicios complementarios de consultoría, auditorías y formación, facilitando una gestión completa y coordinada de la protección de datos.

Laura Ruano

Directora Comercial en CTMA Consultores especializada en facilitar la implantación de normas internacionales como la ISO 9001, la ISO 14001 y la norma ISO 45001.