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Cuáles son las mejores técnicas para una auditoría ISO

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Tiempo de lectura: 4 minutos

En CTMA Consultores somos especialistas en implementación y mejora de sistemas de Gestión de Calidad, y contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados para ofrecer y aplicar las mejores técnicas de auditoría ISO a fin de obtener resultados que permitan garantizar el cumplimiento de la norma.

Una auditoría ISO es una revisión que se efectúa en las empresas que pretenden certificarse o desean renovar su certificación, este procedimiento tiene como finalidad comprobar que el sistema de calidad implementado cumpla con los estándares exigidos y que se esté realizando un mantenimiento adecuado.

Técnicas de auditoría ISO

Este tipo de procesos conlleva una serie de pasos y técnicas de auditoría ISO para obtener la recopilación de evidencias necesarias que permitan evaluar y demostrar la eficacia del sistema al cumplir los requisitos exigidos.

Dicho lo anterior, entre las mejores técnicas de auditoría ISO tenemos:

1. Observación

Se trata de una técnica fundamental para reunir evidencia, que se basa en observar el entorno de la organización con el propósito de comprender cómo es su funcionamiento. Resulta de mucho provecho, ya que permite identificar si hay orden, conocer si prevalece la comunicación formal o informal, así como otros aspectos relevantes.

Para ello, es necesario que los auditores enfoquen su atención en diversos elementos, situaciones y procedimientos de la organización que le servirán de guía para analizar y comprender la gestión dentro de la empresa, entre los cuales se pueden incluir los siguientes:

  • Instrumentos de medición: Indican que la empresa dedica recursos y procedimientos a mediciones de sus procesos, en estos casos el proceso de auditoría debe verificar la razón de su uso y si es necesario definir un proceso que garantice la eficiencia de los instrumentos.
  • Documentos no controlados: Se detectan si hay publicaciones con procedimientos de la empresa de manera informal y sin control que los respalden.
  • Servicios de limpieza y organización: Se puede identificar si hay evidencia de desorden en cuanto a los procesos de limpieza y cuáles serían las razones.
  • Identificación de productos: Se verifica que los diversos productos de la empresa estén adecuadamente identificados con etiquetas, pegatinas, códigos de barra y que estén ubicados correctamente y de forma segura.
  • Productos fuera del flujo normal: Se busca si hay presencia de cantidades notables de productos fuera del flujo regular de producción, generalmente relacionados con productos no conformes.
  • Mantenimiento informal de registros: Se detectan si existen registros informales en materiales y recursos como notas adhesivas, hojas o cuadernos. En el caso de tratarse de procesos críticos ISO 9001, representaría una no-conformidad.
  • Soluciones y reparaciones improvisadas: Deben identificarse los casos en que se hayan realizado reparaciones no profesionales o improvisadas por parte de los empleados, evidenciando que no cuentan con un programa de mantenimiento.
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2. Entrevistas

Las entrevistas son una técnica efectiva para obtener información directa de los empleados, entre otros miembros de la organización, mediante preguntas específicas, cuya finalidad es la de obtener detalles sobre los procesos, procedimientos y prácticas implementadas.

Para ello, el entrevistador debe efectuar una planificación de las preguntas a realizar y así poder recopilar la mayor cantidad de datos que contribuyan al análisis y comprensión del proceso.

3. Revisión documental

Representa una de las técnicas fundamentales de auditoría ISO que consiste en examinar los registros, manuales, políticas y otros documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad para verificar su conformidad con los requisitos establecidos.

En el caso de que uno de los requisitos de ISO 9001 o procedimientos de la empresa ameriten un registro, este debe ser exigido por el auditor como evidencia que compruebe la conformidad del mismo.

4. Muestreo

Se debe estar consciente que una auditoría no alcanza a inspeccionar el 100% de los procedimientos. Dicho esto, el muestreo implica seleccionar una muestra representativa de registros y documentos para evaluar su cumplimiento con los requisitos de la norma ISO.

Se trata de una de las mejores técnicas de auditoría ISO, ya que permite ahorrar tiempo y recursos al no tener que revisar todos los registros y documentos disponibles.

Cabe destacar que las muestras deben ser representativas del universo de registros que represente, de tratarse de un proceso que incluye miles de registros, la muestra representativa debe estar sobre el centenar.

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5. Análisis de datos

Otra de las mejores técnicas de auditoría es el análisis de datos, la cual consiste en examinar los datos recopilados para identificar patrones, tendencias o desviaciones significativas, lo que, además, permite identificar áreas de mejora o posibles no conformidades.

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Cabe destacar que estas técnicas de auditoría se pueden complementar perfectamente entre sí, lo que permite alcanzar una visión completa del sistema de gestión de calidad y el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO. Será tarea del auditor la adecuada selección de las mismas, así como su aplicación de acuerdo a las circunstancias y el alcance de la auditoría.

Beneficios de las técnicas de auditoría ISO

La aplicación adecuada y estratégica de las técnicas de auditoría ISO permiten obtener una serie de ventajas a las organizaciones, entre ellas:

  1. Disminuir errores en los procesos y sus costos, lo que conlleva una mejora en la rentabilidad de la empresa.
  2. Obtener evidencias sólidas sobre el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO.
  3. Generar mayor confianza entre los distintos agentes involucrados, como proveedores, clientes y empleados.
  4. Aumentar la satisfacción del cliente al proporcionar productos y servicios de alta calidad.
  5. Mejorar la satisfacción del cliente como resultado de la mejora de la calidad.
  6. Identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar los procesos internos.
  7. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
  8. Facilitar la comunicación y la comprensión de los sistemas de gestión de la calidad.
  9. Proporcionar una base sólida para la toma de decisiones informadas y estratégicas.
  10. Establecer un marco de referencia para la gestión de la calidad y la mejora continua.

En CTMA Consultores contamos con los conocimientos y recursos necesarios para brindarte un proceso de auditoría ISO con las mejores técnicas a fin de obtener los mejores resultados. No dudes en contactarnos.