Si cuentas con una empresa o eres trabajador autónomo, seguramente ya hayas escuchado hablar en varias ocasiones acerca de la importancia que supone la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), puesto que se trata de un aspecto legislativo de obligado cumplimiento para los negocios debido a la recopilación de información personal que obtienen de personas físicas. En este sentido, la auditoría en LOPD adquiere una trascendencia fundamental para un gran número de empresas, por lo que es necesario prestar atención a este aspecto y no considerarlo como un asunto de menor importancia.
Básicamente, esta Ley busca garantizar la protección y el correcto uso de los datos personales. Según indica el art. 96 del RD 1720/2007, “los sistemas de información e instalaciones de tratamiento y almacenamiento de datos se someterán, al menos cada dos años, a una auditoría interna o externa que verifique el cumplimiento de la legislación vigente”.
Debido a la importancia que supone el cumplimiento de esta Ley, en este artículo hemos querido recopilar toda la información necesaria para que tengas en cuenta por qué tu empresa debe someterse a una auditoría en LOPD, con el fin de garantizar el correcto tratamiento de los datos personales. ¡No pierdas detalle!
¿Qué es una auditoría en LOPD?
Una auditoría en LOPD es un proceso de verificación obligatorio para las empresas mediante el cual se comprueba la correcta implantación de las medidas de seguridad en relación al tratamiento de los datos personales que lleva a cabo la organización, ya sean automatizados o manuales.
Esta auditoría tiene una gran importancia en relación a la supervisión y control de la información de carácter personal almacenada, si bien muchas empresas no le prestan la atención que merece y consideran que se trata de un gasto innecesario.
Hay que destacar que el informe de auditoría en LOPD es totalmente obligatorio para aquellas empresas que tienen un nivel de seguridad medio o alto debido al tipo de información que almacenan.
Características de una auditoría de protección de datos
Siguiendo la normativa vigente acerca de la protección de datos en las empresas, la auditoría en LOPD debe reunir una serie de requisitos para garantizar la protección de cualquier tipo de información de carácter personal. Podemos destacar los siguientes:
- La auditoría en LOPD debe llevarse a cabo sobre archivos tanto automatizados como manuales, a partir de un nivel de seguridad medio.
- Se puede realizar tanto a nivel interno como externo.
- El objetivo principal es la verificación del cumplimiento de las medidas de seguridad correspondientes a la gestión de datos personales.
- Se lleva a cabo obligatoriamente cada dos años, excepto si existen modificaciones considerables en la información personal recabada.
- En el informe de auditoría en LOPD se deben detallar las deficiencias detectadas en la empresa, así como las medidas que se aconsejan tomar para resolver los errores lo antes posible.
- El responsable de los datos personales recabados por la empresa debe aplicar las correcciones indicadas en el informe tras analizar detalladamente las conclusiones del mismo.
Objetivos de la auditoría en LOPD
La realización de una auditoría en LOPD tiene una serie de objetivos relacionados con la seguridad en cuanto al tratamiento de los datos personales. Los principales objetivos son:
- Detectar posibles deficiencias en los sistemas de información de la empresa y detallar las acciones a realizar para solventarlas.
- Transmitir a los trabajadores de la organización la importancia que supone la recolección de los datos personales de terceros, asegurando la protección y el correcto tratamiento de los mismos.
- Cumplir con la obligación de comprobar las medidas de seguridad en materia de protección de datos cada 2 años.
- Descubrir oportunidades de mejora constantemente en las medidas de seguridad auditadas.
¿Cómo se realiza una auditoría de protección de datos?
Para llevar a cabo una auditoría en LOPD, es necesario realizar una verificación a nivel informático y técnico mediante el análisis de los sistemas de información implantados en la empresa, así como de la correcta aplicación de las medidas, dependiendo de los niveles de seguridad en LOPD que tenga cada organización.
Cabe destacar que esta auditoría debe ser realizada siempre por un organismo independiente y cualificado que efectúe los diversos procesos con imparcialidad y objetividad en todo momento, sin atender a factores internos o externos que puedan afectar a la empresa.
- A nivel informático, se debe comprobar si existe un sistema seguro y confiable que asigne usuarios y contraseñas de manera individual, si se realizan copias de seguridad, cómo se llevan a cabo, con qué frecuencia… así como todos los aspectos relacionados con los procesos informáticos que conlleven el tratamiento de datos personales.
- A nivel técnico, las personas que se encarguen de realizar la auditoría en LOPD comprobarán si en la empresa existe algún sistema de destrucción de datos, así como si el acceso a los ficheros con datos personales o a las copias de seguridad está correctamente protegido.
Fases de la auditoría en LOPD
Una vez que ya conoces las principales características, objetivos y procedimientos, es necesario detallar las cuatro fases en las que se divide la auditoría en LOPD hasta la obtención del informe final.
- Organización. En este primer punto se deben detallar los objetivos finales de la auditoría y organizar los procedimientos que se llevarán a cabo, para lo cual se determinarán aspectos como: archivos que se verificarán, medidas de seguridad a aplicar, sistemas, programas y trabajadores de la empresa que tienen acceso a los datos personales… Asimismo, será necesario fijar los procedimientos que se realizarán durante la auditoría y las personas que serán responsables de la misma.
- Planificación y recopilación de información.En esta segunda fase se deberá definir un calendario de entrevistas a los trabajadores, reunir la documentación en la que estén incluidos datos personales, comprobar la información recogida, así como otros procesos que impliquen la toma de datos de la organización empresarial.
- Verificación del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Una vez recopilados los datos y documentos necesarios, el siguiente paso es verificar y controlar el cumplimiento de todos los requisitos obligatorios dentro de la empresa, así como confrontarlo con la información obtenida en la fase anterior para detectar posibles errores o aspectos a mejorar.
- Elaboración del informe final. En la última etapa de la auditoría de protección de datos se elabora la conclusión final, detallando los aspectos a mejorar, las deficiencias, las propuestas orientadas a corregir los errores, el nivel de adecuación a las exigencias legislativas, así como la presentación del propio informe a la Dirección de la empresa con los resultados más importantes. La información reflejada en el informe de auditoría en LOPD deberá estar posteriormente a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos para constatar la correcta adecuación de la empresa a la legislación vigente.
¿Cuáles son las posibles sanciones por no realizar una auditoría en LOPD?
Como ya hemos mencionado anteriormente, la auditoría en LOPD es obligatoria para todas las empresas que tienen un nivel de seguridad medio o alto, atendiendo a la naturaleza de los datos que almacenan.
En este sentido, es necesario resaltar que la no realización de la auditoría no conlleva directamente una sanción económica, sino que lo realmente sancionable es la pérdida, modificación o acceso no autorizado a datos personales, como se indica en el artículo 9 de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
En caso de que alguna empresa decida no realizar una auditoría de protección de datos cuando sea requerido, podría recibir una sanción que oscila entre los 40.001 y los 300.000 euros debido a una infracción grave por incumplimiento de las medidas de seguridad. La sanción está catalogada en este apartado debido a que la propia auditoria está considerada como una medida de seguridad, tanto para la empresa como para las personas a las que la organización proporciona productos y/o servicios.
Pese a no exponerse a ningún tipo de sanción, siempre es recomendable realizar una auditoría en LOPD para asegurar la correcta gestión de los datos personales y evitar así una posible pérdida, modificación o tratamiento no autorizado que sí implique una sanción económica.
Asimismo, también conviene aclarar que la realización de una auditoría de protección de datos no tiene sentido si en la empresa no existe el compromiso de aplicar las medidas orientadas a la corrección de las deficiencias detectadas.
¿Cómo puedo realizar una auditoría de protección de datos para mi negocio?
Si quieres evitar posibles sanciones o incumplimientos de la Ley por un tratamiento indebido de los datos personales, la mejor opción es contratar los servicios de una empresa que te proporcione consultoría en LOPD y te asesore en todo momento mediante una atención personalizada y profesional.
En CTMA Consultores contamos con un amplio equipo de expertos en la realización de auditorías de protección de datos que te pueden ayudar a impulsar tu negocio y a mejorar las relaciones profesionales en el futuro.
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Y tú, ¿ya conocías las características de una auditoría de protección de datos? ¿Alguna vez has llevado a cabo un procedimiento de este tipo para tu empresa?