La auditoría interna es un proceso fundamental para asegurar la calidad en la operatividad de cualquier empresa, siendo ejecutada por un auditor interno. Esto lo sabemos muy bien en CTMA Consultores, de hecho, contamos con amplia experiencia brindando asesoría a las compañías que desean poner en marcha este tipo de procedimientos.
Dicho lo anterior, en esta oportunidad te contamos todo lo que necesitas conocer sobre una auditoría interna.
¿Qué es una auditoría interna? ➞ Definición
Una auditoría interna se refiere a un sistema de controles y exámenes adoptados por una empresa con la finalidad de supervisar el correcto funcionamiento de sus procesos internos, así como promover su mejora. Su puesta en marcha supone la aplicación de una serie de procedimientos que ayudan a establecer la calidad como método habitual de trabajo dentro de la organización.
Este tipo de procedimientos son llevados a cabo por un auditor interno, el cual debe contar con la correspondiente formación sobre diversos procesos de la empresa, administración, calidad, legal, fiscal, contabilidad y finanzas.
¿Qué es un auditor interno?
Un auditor interno es el profesional que tiene como misión garantizar el adecuado funcionamiento de los diversos procesos de las empresas, verificando la correcta gestión de los controles internos, mejorando su gestión de riesgos, protegiendo e incrementando su valor mediante sus evaluaciones y recomendaciones.
El auditor interno se encarga de adaptar los procesos de las compañías y sus actividades internas a los niveles de calidad y normativas exigidos. De igual forma, un auditor interno cuenta con las competencias que le permiten evaluar cada departamento y sus procesos, detectar fraudes, anomalías legales, asignación ineficiente de recursos.
Para toda empresa, el hecho de contar con un auditor interno representa grandes ventajas, debido a que son capaces de suministrar observaciones relevantes y recomendaciones que serán de utilidad para la mejora de los procesos internos de la compañía, lo que conlleva a la optimización de las operaciones y al incremento de la rentabilidad.
Auditor interno en ISO 9001
La función de auditor interno en ISO 9001 puede ser asignada a un trabajador de la compañía, que domine los diversos procedimientos y además se le brinde la correspondiente capacitación para ejercer este rol y certificarse como tal.
El auditor interno ISO 9001 será el encargado de ejecutar las revisiones y análisis de los diversos procesos que permitan obtener evidencias para evaluarlas y así poder garantizar el cumplimiento de las normas y exigencias del sistema de gestión de calidad en una determinada empresa.
El auditor interno, tras analizar los diversos procesos de la compañía podrá detectar incidencias o no conformidades y proponer correcciones o mejoras que le permitan solventar la situación antes de someter a la empresa a la auditoría externa que realizará la empresa certificadora.
La empresa en proceso de certificación debe nombrar al menos a un auditor interno. El profesional encargado de tal responsabilidad debe dominar la norma ISO 9001, así como conocer el detalle de todos los procesos que auditará.
Cabe mencionar que, el trabajador de la empresa seleccionado como auditor interno no podrá auditar su propia labor en la empresa, para ello se debe asignar a otro auditor que evalúe las funciones ejecutadas por este en la compañía.
Funciones del auditor interno de calidad
A nivel general, las funciones de un auditor interno de calidad se relacionan con sectores primordiales de las compañías, como la financiera, administrativa, legal, contable y fiscal. Por esto, tiene acceso a información reservada y confidencial de gran valor para la empresa, motivo por el cual debe estar a cargo de un profesional que se adapte y respete los códigos de ética y conducta.
Entre las principales funciones de un auditor interno de calidad podemos encontrar las siguientes:
1. Identificar áreas de mejora
El auditor interno debe recabar información destacada de cada área de la compañía que le permitan efectuar un análisis profundo que lo lleve a generar conclusiones reales sobre el desempeño de los procedimientos, y así poder ofrecer identificar oportunidades de mejora y recomendaciones para la corrección de las no conformidades.
2. Priorizar acciones de optimización
El auditor interno debe enfocar su objetivo hacia la mejora de la productividad en los procedimientos internos de la compañía, realizando una labor en conjunto con la Dirección General y Financiera.
Para ello debe fomentar acciones orientadas en la optimización de los procesos, logrando productos y servicios de alta calidad.
3. Establecer políticas y procedimientos
El auditor interno debe contribuir en la definición, adaptación y cumplimiento de los diversos procedimientos, políticas de la compañía, dentro del marco legal del Estado y las normativas de calidad de las certificaciones de calidad con las que cuenta o aspira alcanzar.
4. Implementar y evaluar
El auditor interno supervisa y evalúa la aplicación de las políticas y procedimientos definidos para la compañía.
En esta fase, el auditor interno debe identificar cualquier error o no conformidad en la ejecución de los diversos procesos y así poder ofrecer las correspondientes acciones de mejora.
5. Dotar de visión
El auditor interno tiene la responsabilidad de comunicar oportunamente a la Dirección de la empresa los resultados de las políticas y procedimientos aplicados, de manera de contribuir en forma activa en el logro de los objetivos de la compañía.
¿Cuál es el objetivo de una auditoría interna?
La finalidad de todo sistema de auditoría interna es optimizar la actividad interna de la compañía, volviendo más seguros y productivos todos los procesos mediante la vigilancia y el establecimiento de protocolos de actuación claros y bien definidos.
Todo esto contribuye a disminuir los riesgos de accidentes y a mejorar la gestión de los recursos, lo que conlleva en alcanzar un mejor balance de rentabilidad para cualquier negocio.
Por ello, el rol del auditor interno es muy importante dentro de toda empresa, ya que representa a la figura que tiene la responsabilidad de verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos de calidad que garantizan la eficacia del producto final.
Diferencias entre auditoría interna y auditoría externa
Es habitual pensar que la figura del auditor interno debe ser representada por los propios miembros de la organización, sin embargo, no tiene por qué ser así obligatoriamente.
La auditoría interna también puede ser realizada por compañías o profesionales especializados en este tipo de servicios y que son ajenos a la propia empresa.
En algunos casos, resulta recomendable que las evaluaciones sobre los diversos procedimientos y funcionamiento de las distintas áreas y departamentos de una compañía sean realizadas por profesionales de la auditoría ajenos a la organización.
Esto se debe a buscar la mayor imparcialidad y objetividad en las revisiones y análisis, así como evitar la omisión de errores que puedan estar relacionados con su actividad común.
Dicho esto, es importante establecer las diferencias entre las definiciones de auditoría interna y auditoría externa.
- La principal diferencia radica en que una auditoría interna es llevada a cabo de manera autónoma por la propia empresa para tener control de sus procesos internos, pudiendo realizarse por los propios trabajadores, formándolos, como auditor interno, así como también contratar un servicio de auditoría ajeno a la organización.
- Mientras que, la auditoría externa se realiza por iniciativa de entidades ajenas a la empresa y con autoridad para verificar el cumplimiento de las normas relacionadas con su actividad. Es el caso de las distintas entidades de certificación, como AENOR, DNV-GL, Bureau Veritas, etc.
- Además, la auditoría externa también puede producirse por petición de los propios clientes o proveedores de una organización, siempre que deseen comprobar que este cumple con los requisitos de calidad o viabilidad exigidos para trabajar conjuntamente.
¿Cómo se hace una auditoría interna?
Una vez tomada la decisión de llevar a cabo una auditoría interna, es importante definir de forma clara cómo se va a realizar. En general, podemos identificar las siguientes etapas:
1) Planificación
Constituye la fase inicial de la auditoría interna. En ella se establece el calendario de fechas en las que tendrá lugar el procedimiento, en función de las variables que haya que analizar. De igual forma, se informa a los responsables de cada departamento sobre toda la documentación necesaria que deberán aportar para llevar a cabo el proceso de forma correcta.
2) Evaluación
Representa el proceso en el que se revisan todos los elementos que forman parte de la auditoría interna. Se hace en conjunto a los responsables de cada departamento, en esta fase se van apuntando todas las no conformidades. Es decir, todos aquellos parámetros que no cumplen con los requisitos de calidad establecidos.
3) Informe
Una vez finalizada la etapa de evaluación, se procede a elaborar el informe con todas las conclusiones y recomendaciones. Estos resultados deben ponerse en conocimiento de todos los miembros del departamento en cuestión, para que puedan tomar las medidas oportunas para su cumplimiento.
4) Seguimiento
De nada sirve realizar una auditoría interna si no se cumplen las medidas propuestas. Por esta razón es indispensable dar la importancia que requiere la etapa del seguimiento, en la que se controlará de forma periódica el cumplimiento de los cambios y las medidas de mejora sugeridas. Para ello, debe existir el compromiso y responsabilidad de todas las partes involucradas.
Tipos de auditoría interna
De acuerdo al sector de la empresa que se analice, podemos hallar diversas modalidades de auditoría interna. Dicho esto, a continuación, te presentamos algunas de ellas, así como las normativas que deben tenerse presentes para su correcta planificación y ejecución:
1. Auditoría interna de calidad ➞ Norma ISO 9001
ISO 9001 representa el estándar internacional sobre Sistemas de Gestión de Calidad. Es la base sobre la cual deben planificarse los procesos de auditoría interna de calidad para verificar el cumplimiento de los requisitos de funcionamiento más idóneos.
2. Auditoría interna medioambiental ➞ Norma ISO 14001
La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental establece los requisitos que deben seguir las empresas en materia de seguridad medioambiental, de cara a llevar a cabo su actividad de forma segura y responsable.
3. Auditoría interna de seguridad laboral ➞ Norma ISO 45001
Es la normativa internacional que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo. Indica los procedimientos a seguir para garantizar un entorno profesional seguro para los miembros de una organización, contribuyendo así al cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
¿Qué ventajas tienen las auditorías internas?
Tomar la decisión de asignar a un encargado de la auditoría interna que se encargue de revisar, evaluar y analizar cada uno de los procedimientos de una compañía supone una serie de beneficios para la empresa:
Calidad
La evaluación de los procesos internos permite tomar las medidas oportunas para garantizar la calidad en todos los ámbitos de la organización.
La auditoría interna es un proceso esencial para garantizar la calidad en el funcionamiento de cualquier empresa
Seguridad
Llevar un control del funcionamiento de la organización implica establecer las medidas de seguridad laboral necesarias para prevenir los accidentes y las bajas laborales.
Confianza
Las auditorías internas generan confianza en la organización, tanto desde el punto de vista interno, en los propios trabajadores, como desde el punto de vista externo, en los potenciales clientes, proveedores y en la sociedad en general.
Eficacia
Establecer unos protocolos de actuación conforme a criterios de calidad y seguridad supone un aumento en la eficacia de cualquier empresa, optimizando los costes y la rentabilidad.
El mejor servicio de auditoría interna en CTMA Consultores
Somos una compañía de consultores especialistas tanto en Gestión de Calidad, como en Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales, Ley Orgánica de Protección de Datos y Centro de Formación Acreditado por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo desde el año 2005.
Si quieres saber más sobre las características de una auditoría interna, no dudes en contactar con nosotros. Te proporcionaremos toda la ayuda que necesites para garantizar el mejor funcionamiento de tu empresa, lo que te generará mayor eficiencia en sus operaciones y rentabilidad.