Cómo hacer una nómina y calcularla paso a paso

Si eres empresario o autónomo, las dudas de cómo hacer una nómina para tus empleados han pasado a convertirse en una necesidad. No te asustes, ya que aunque el proceso pueda parecer largo y tedioso, te presentaremos la mejor forma de crear una nómina y acabar con esa idea de que elaborarla es una tarea complicada.

Continúa en este post para hacer uno de estos documentos paso a paso y poder aplicar nuestros puntos a la hora de realizar un cálculo de nómina.

¿Qué es una nómina?

Lo primero que debemos tener claro antes de comenzar, es el concepto de nómina. Se trata de un documento que detalla la relación entre el empresario y el empleado, en el que además de aparecer el sueldo recibido por el trabajador durante el mes, se refleja su aportación a la Seguridad Social y el IRPF que se le retiene.

cómo hacer una nómina

Para el empresario, este documento es un elemento muy importante que forma parte de la contabilidad de su empresa, por lo que saber bien cómo hacer una nómina sin que falte ningún dato legal, es esencial.

Aspectos a tener en cuenta previamente

Si queremos saber cómo hacer una nómina, debemos tener en cuenta previamente una serie de aspectos que influirán en el resultado de la misma:

  • Tipo de contrato: La duración del mismo y la jornada laboral establecida influyen en el porcentaje que se cotiza a la Seguridad Social. El sueldo también depende del tipo de contrato, siendo una cifra que hará variar el porcentaje retenido por IRPF
  • Categoría profesional y grupo de cotización: Influyen en la base de cotización para la Seguridad Social
  • Convenio Colectivo: El cobro de horas extras, percepciones no salariales y complementos, vendrán dados por cada convenio, y también se reflejarán en el cálculo de nómina mensual
  • Pagas extra: El prorrateo de pagas o su emisión en fechas concretas influirá sobre el porcentaje de retención del IRPF
  • Situación personal: Si el empleado está casado o tiene hijos también influye sobre el porcentaje del IRPF retenido
  • Bajas: influyen dentro de lo que se percibe en la nómina

Elaborar la nómina paso a paso

Ahora que ya sabes qué es y los aspectos a tener en cuenta, podemos comenzar a ver paso por paso el proceso de cómo se hace una nómina y calcularla. Debemos tener en cuenta que consta de varias partes o elementos: Encabezado, Devengos, Deducciones, Bases de Cotización, Líquido a Percibir y Pie de Nómina.

Encabezado

Es la primera parte del documento en la que se deben incluir los datos personales de la empresa y del trabajador, además de la fecha o período de liquidación, que hace referencia al mes que se está cobrando, detallando fecha de inicio, de fin y el total de días. Todos son elementos esenciales a la hora de entender cómo hacer una nómina.

Cómo hacer una nómina

En el caso de la empresa, los datos que deben aparecer son su nombre legal, domicilio fiscal, CIF y Código Cuenta de Cotización.

En cuanto a los datos del trabajador, deben aparecer su nombre completo, DNI, número de la Seguridad Social, antigüedad en la empresa, grupo profesional, grupo de cotización y código de contrato.

Devengos

En este apartado se engloban elementos salariales que el trabajador ha generado durante su mes de empleo. A la suma total se la conoce como sueldo bruto, pues a estos conceptos aún no se les ha aplicado ninguna deducción.

Si queremos explicar cómo hacer bien una nómina, debemos remarcar también que estos devengos se dividen en percepciones salariales y percepciones no salariales.

Las percepciones salariales cotizan todas a la Seguridad Social y son las siguientes:

  • Salario Base: Dinero recibido por los días trabajados
  • Complementos Salariales: Pluses de peligrosidad, nocturnidad…
  • Pagas Extra: Prorrateadas mes a mes o en pagos únicos
  • Horas Extra: Horas que superen el horario establecido del trabajador
  • Mejoras Voluntarias: Salario en especies –no más del 30%- o retribuciones flexibles

Por otro lado, las percepciones no salariales no cotizan a la Seguridad Social. En ellas se encuentran traslados, dietas, indemnizaciones… etc.

La suma de todos estos devengos será la que nos proporcione el salario bruto. Pero para saber cómo hacer una nómina completa, debemos atender a más elementos.

Como hacer una nómina

Deducciones

Las deducciones componen aquellos descuentos que van realizarse sobre el total devengado. Para saber cómo hacer una nómina correctamente aplicando estas deducciones, debemos tener en cuenta los diferentes tipos que aparecen en el documento:

  • Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social: Engloban diferentes deducciones con sus correspondientes porcentajes:

– Contingencias comunes: 4,70% de la base de cotización por contingencias comunes

– Desempleo: 1,55% de la base de cotización por contingencias profesionales. En el caso del contrato temporal es de un 1,60%

-Formación Profesional: 0,10% de la base de cotización por contingencias profesionales

-Horas Extraordinarias Normales: 4,70% de la base de cotización de horas extra

-Horas Extraordinarias de Fuerza Mayor: 2% de la base de cotización de horas extra

  • IRPF: Depende del salario y la situación personal del empleado. En los contratos temporales de menos de un año la deducción será como mínimo del 2%
  • Anticipos: Solo si existen anticipos salariales
  • Valor de productos en especie
  • Otras deducciones

La suma de estas deducciones será restada al total devengado, dando como resultado el salario neto del trabajador que aparecerá también en la hoja de nómina.

cómo hacer una nómina

Las bases de cotización

Durante la elaboración de las deducciones hemos hablado de las bases de cotización pero, ¿cómo hacer una nómina calculándolas correctamente? Lo primero que debemos tener en cuenta es que estas bases aparecen al pie del documento, repartidas en cinco filas:

  • Base de Contingencias Comunes (BCC): Salario Base+ Complementos Salariales Cotizados+ Pagas Prorrateadas. Aunque las pagas se realicen en plazos únicos, se debe prorratear para el cálculo de la BCC
  • Base de Cotización por Contingencias Profesionales: BCC+ horas extra
  • Cotización por Horas Extra
  • Cotización por Horas Extra de Fuerza Mayor
  • Base sujeta a retención IRPF: Total devengado menos percepciones no salariales exentas de IRPF

Líquido a percibir

Una vez que se han calculado todos los devengos y deducciones,  junto a las bases de cotización, debemos tener en cuenta algunos conceptos más si queremos saber cómo hacer una nómina realmente completa.

El primero de esos conceptos es la Remuneración Total, que no es más que el sueldo por el cual el trabajador está cotizando. Para calcularlo, basta con saber la BCC si las pagas están prorrateadas; si no lo están, será la BCC sin incluirlas, en cuyo caso, otro de los conceptos que aparecerá será el cálculo de ese prorrateo para poder calcular la nómina.

cómo hacer una nómina

No debemos olvidar que junto a este líquido a percibir hay que añadir la fecha de ingreso de la nómina, la entidad bancaria y el número de cuenta del trabajador,  apareciendo junto al sello de empresa o firma del responsable y la firma del trabajador como constancia de haberla recibido.

Aportaciones de la empresa

Además de las bases de cotización antes nombradas, para saber cómo hacer una nómina debemos conocer lo que aporta la empresa según cada base de cotización, datos que aparecerán al pie del documento. Los porcentajes son los siguientes:

  • Base de Contingencias Comunes: 23,6% de la BCC del trabajador
  • Desempleo: 5,5% para contratos fijos y 6,7% para temporales
  • Formación Profesional: 0,6%
  • Fondo de Garantía Salarial: 0,2%

La mejor opción

Ahora que conoces todos los pasos para hacer una nómina, es probable que quieras asesorarte aún más sobre diferentes aspectos para que tu empresa lleve el mejor rumbo. Y es que, además de enseñarte cómo hacer una nómina paso a paso, desde CTMA Consultores proporcionamos diferentes servicios de Consultoría, Protección de Datos, Medio Ambiente y Gestión de Calidad, entre otros.

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