La consultoría de protección de datos es un servicio especializado que ayuda a las empresas a evaluar, adaptar y mantener sus procesos conforme a la ley, evitando sanciones y asegurando un manejo responsable de la información sensible.
En CTMA Consultores, entendemos que cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para fortalecer la reputación y la gestión interna de cualquier organización.
En esta oportunidad, además de ofrecerte nuestro servicio de consultoría de protección de datos, te explicamos qué es, cómo se realiza y los beneficios que puede brindar a tu empresa, así como otra información jurídico – económica relacionada que pudiera resultar de interés.
Contenidos
- 1 ¿Qué es la Ley de Protección de Datos?
- 2 ¿Por qué cumplir con la Ley de Protección de Datos personales en España?
- 3 ¿Cómo se clasifica la información según el derecho a la protección de datos?
- 4 ¿Es necesaria una consultoría de protección de datos si eres autónomo?
- 5 ¿Cómo se realiza una consultoría de protección de datos?
- 6 Beneficios del servicio de consultoría de protección de datos
- 7 Servicio de CTMA Consultores
¿Qué es la Ley de Protección de Datos?
La Ley Orgánica de Protección de Datos es un marco legal que regula el tratamiento de los datos personales para garantizar la privacidad, la intimidad y otros derechos fundamentales de las personas físicas, estableciendo obligaciones claras para empresas, administraciones públicas y cualquier entidad que maneje datos personales, con el fin de garantizar la privacidad y los derechos digitales de las personas
Su objetivo principal es asegurar que los datos personales se usen de manera adecuada, transparente y segura, protegiendo a los ciudadanos frente a usos indebidos o no autorizados de su información. Este texto legal debe ser cumplido por autónomos y PYMES de manera obligatoria.
En concreto, la legislación vigente está compuesta por dos normas principales:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Es una normativa europea que entró en vigor en mayo de 2018 y que unifica y refuerza la protección de datos en todos los países miembros de la Unión Europea. El RGPD se aplica directamente en España y establece obligaciones para todas las entidades que traten datos personales de residentes europeos, independientemente de dónde estén ubicadas.
- La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales: Esta ley adapta y complementa el RGPD en el ámbito español, incorporando aspectos específicos y ampliando derechos digitales. Sustituyó a la antigua Ley Orgánica 15/1999, que estuvo vigente hasta 2018.
Entre los puntos clave de esta ley se encuentran:
- La obligación de informar a las personas sobre el uso que se hará de sus datos y obtener su consentimiento explícito.
- La garantía de derechos como el acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), portabilidad y oposición al tratamiento de datos.
- La imposición de medidas técnicas y organizativas para proteger los datos y evitar accesos no autorizados o brechas de seguridad.
- La designación de delegados de Protección de Datos en ciertas organizaciones para supervisar el cumplimiento normativo.
- Un régimen sancionador con diversas multas y sanciones que pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- La inclusión de derechos digitales, como la protección en el ámbito de Internet, la educación digital y la seguridad en las comunicaciones.
- Además, la ley reconoce el derecho fundamental a la protección de datos personales, amparado en el artículo 18.4 de la Constitución Española, que protege la intimidad personal y familiar y el secreto de las comunicaciones.
Si tu empresa no puede demostrar que tiene el consentimiento expreso de una persona para usar sus datos con un fin específico, lo recomendable es eliminar esos datos. La Agencia Española de Protección de Datos podría solicitar esta documentación si te inspecciona.
¿Por qué cumplir con la Ley de Protección de Datos personales en España?
El no cumplimiento de lo establecido en este texto legal, el cual tuvo que adaptarse a la nueva Directiva Europea de Protección de Datos (REGLAMENTO (UE) 2016/679) establece importantes sanciones económicas al respecto.
El artículo 83.5 señala:
Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo con el apartado 2, con multas administrativas de 20.000.000 de euros como máximo, o tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía:
Sin embargo, el Reglamento Europeo también establece en su artículo 84 a los diferentes Estados Miembros la posibilidad de delimitar otro tipo de sanciones con base a la legislación propia de cada país.
Además de tener en cuenta el tipo de infracción, la cuantía de la sanción económica establecida dependerá de otros criterios, dentro de los cuales debemos destacar:
- ✍ El carácter continuado de la infracción.
- ✍ El volumen del tratamiento de datos
- ✍ La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
- ✍ El volumen de negocio o actividad del sujeto infractor.
- ✍ Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
- ✍ El grado de intencionalidad.
- ✍ La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
- ✍ La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
¿Qué quiere decir esto?
Si la empresa contrata a una consultoría de protección de datos a tiempo, podrá evitar la mayoría de las sanciones por incumplir la ley.
Es importante tener en cuenta que el precio de una consultoría de protección de datos siempre será menor que cualquier multa que puedan imponernos las autoridades.
Además, más allá del aspecto económico, debemos ser conscientes de que la pérdida de datos personales confidenciales, ya sea por fallos informáticos o desastres naturales, podría generar problemas legales para la empresa.
Por ejemplo, si en tu empresa hay 10 ordenadores y uno de ellos es robado, con información confidencial de clientes que luego es filtrada, sería necesario contar con un abogado especializado en protección de datos para resolver el problema y asegurar el futuro de la empresa.
¿Cómo se clasifica la información según el derecho a la protección de datos?
La información que recogemos de los clientes de nuestra empresa está clasificada por la ley en tres niveles, según la importancia de la confidencialidad de cada persona que cede sus datos.
Al realizar una consultoría de protección de datos, es fundamental que el consultor LOPD conozca el tipo de información con la que está tratando tu empresa y cómo debe procesarse correctamente para evitar cualquier problema legal.
NIVEL BÁSICO
Corresponde a información de uso interno con un nivel bajo de sensibilidad. En este grupo se incluyen los datos que las empresas gestionan habitualmente, como el NIF, el nombre, los apellidos o el número de teléfono de sus empleados o clientes.
Se aplican medidas básicas de seguridad, como el control de accesos físicos y lógicos, políticas de escritorios limpios y restricciones para el uso fuera de las instalaciones.
Si la empresa va a almacenar el currículum en su base de datos, el encargado de recogerlo debe asegurarse de que lo firmemos, para que quede claro que estamos dando permiso para que procesen nuestra información básica, incluido el currículum.
NIVEL MEDIO
Este tipo de datos incluye información sobre infracciones administrativas o penales, la solvencia o crédito del sujeto, datos relacionados con la Seguridad Social, servicios financieros contratados, entre otros.
Imagina que tienes una tarjeta de crédito y el banco no logra cobrar el importe adeudado en un plazo determinado.
En ese caso, el banco delegará la gestión del cobro a una empresa externa, que se pondrá en contacto contigo para informarte sobre los plazos de pago, los intereses generados si no pagas, y la posible inclusión de tu nombre en un fichero de morosos.
NIVEL ALTO
Se refiere a información confidencial o reservada que podría causar daños significativos si se divulga o manipula incorrectamente. Este tipo de datos incluye aspectos tan diversos como la ideología, religión, creencias, origen racial, salud, vida sexual, entre otros, de una persona en particular.
La Ley de Protección de Datos Personales establece reglas estrictas para el manejo de ficheros con este tipo de información. Las medidas de seguridad son rigurosas: cifrado de datos en almacenamiento y transmisión, control de accesos, uso de plataformas seguras para la gestión documental, prohibición de discusiones en lugares públicos, protección física y electrónica de documentos, y minimización de copias.
Por ejemplo, los documentos deben almacenarse en armarios o archivadores ubicados en áreas con acceso protegido mediante puertas con llave. Además, las copias de estos documentos solo pueden ser realizadas por usuarios autorizados, y las copias deben ser destruidas adecuadamente.
Sin embargo, si tu empresa es de tamaño reducido, es poco probable que maneje este tipo de datos en su actividad diaria.
¿Es necesaria una consultoría de protección de datos si eres autónomo?
Sí, ya que la Agencia Nacional de Protección de Datos nace con el objetivo de proteger la privacidad de datos de las personas físicas, por lo que, si eres autónomo, no podrás obviar esta realidad.
Si eres administrador de una Sociedad Limitada o Anónima, debes velar por el cumplimiento de la ley dentro de tu empresa, aunque no a nivel personal, mientras que, si eres un autónomo y tienes empleados a tu cargo, deberás velar por la privacidad de los datos de carácter personal de tus empleados, así como la de los clientes y proveedores con los que trabajes en tu día a día.
¿Cómo se realiza una consultoría de protección de datos?
Llevar a cabo una consultoría de protección de datos implica tres fases clave que permiten adaptar el tratamiento de la información en tu empresa a lo que establece la legislación vigente en materia de protección de datos personales. Estas fases son fundamentales para garantizar el cumplimiento de las normativas y evitar posibles sanciones.
1ª FASE | VALORACIÓN
Como ya hemos visto anteriormente, en función de la información con la que trabaje tu empresa, la adaptación a la ley se hará de una u otra manera. Cada empresa es diferente, siendo por ello imprescindible que el proceso de consultoría de protección de datos se realice con base en las especialidades de tu núcleo empresarial, nunca al revés.
Será importante valorar, entre otros, las medidas ya tomadas, los canales a través de los cuales se recoge la información o si serán necesarias medidas de otra tipología para regular la protección de datos en internet en el futuro de tu empresa.
2ª FASE | IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS
Las medidas llevadas tras la fase de valoración dependerá siempre de los objetivos a conseguir con el desarrollo del proceso de consultoría de protección de datos dentro de una empresa en concreto.
Entre las diversas tareas realizadas con mayor frecuencia para la correcta protección de datos de empresas podemos destacar, entre otras:
✅ INSCRIPCIÓN DE FICHEROS → Aquellos que contienen datos de nivel básico, medio o bajo deben estar inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos.
✅ DOCUMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS → Deberá elaborarse un documento de seguridad obligatorio en el cual quede establecido aquellas cuestiones definidas de manera taxativa por nuestro ordenamiento jurídico.
✅ REDACCIÓN DE CONTRATOS → Los clientes con los que tratamos en nuestro día a día envían continuamente información que resulta confidencial, siendo necesario que el intercambio de esta se realice con su consentimiento inequívoco y no tácito.
✅ CLÁUSULAS OBLIGATORIAS → Con independencia de la información con la que trabaje nuestra empresa, existen una serie de cláusulas que deberán ser redactadas para el correcto cumplimiento de lo establecido en la ley.
3ª FASE | REVISIÓN DE LA EFICACIA
Una vez implantadas las medidas que se consideren necesarias para ajustar tu empresa a lo establecido por la ley, es necesario llevar a cabo un control a posteriori de la eficacia de estas, subsanando los diversos fallos que se hayan podido cometer en el desarrollo de cualquier proceso de consultoría de protección de datos.
Beneficios del servicio de consultoría de protección de datos
El servicio de consultoría de protección de datos de CTMA, ofrece múltiples beneficios clave para las empresas que buscan cumplir con la normativa vigente y proteger la información personal de sus clientes y empleados, tales como:
- Cumplimiento normativo garantizado: CTMA Consultores ayuda a las organizaciones a adaptarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), evitando sanciones legales y mejorando la seguridad jurídica de la empresa.
- Diagnóstico y evaluación personalizada: Realizamos un análisis detallado de la situación actual de la empresa en materia de protección de datos, identificando riesgos y áreas de mejora específicas para cada organización.
- Implementación de políticas y procedimientos: Asistimos en la elaboración y adaptación de políticas de privacidad y protocolos internos que aseguran un manejo adecuado y responsable de los datos personales.
- Reducción de riesgos y mejora de la confianza: Al proteger adecuadamente los datos, se minimizan riesgos de fugas o mal uso de información, lo que fortalece la confianza de clientes, proveedores y empleados en la empresa.
- Formación y sensibilización: Ofrecemos capacitación para el personal, fomentando una cultura interna de protección de datos que contribuye a mantener el cumplimiento continuo y la seguridad de la información.
- Asesoramiento integral y continuo: CTMA Consultores proporciona acompañamiento durante todo el proceso, desde la planificación hasta la auditoría y seguimiento, facilitando la mejora continua en la gestión de datos.
Servicio de CTMA Consultores
En CTMA Consultores, ofrecemos un servicio especializado en consultoría de protección de datos diseñado para ayudar a las organizaciones a cumplir con la normativa vigente, con un enfoque integral que permite a las empresas evaluar y adaptar sus procesos internos para garantizar un manejo seguro y responsable de la información personal, minimizando riesgos legales y fortaleciendo la confianza de clientes y colaboradores.
Además de brindar asesoría de protección de datos, ponemos a tu alcance nuestra experiencia en gestión de calidad, medio ambiente y seguridad laboral lo que complementa un servicio robusto que busca no sólo la conformidad legal, sino también la mejora continua en la gestión de la información y la protección de derechos digitales.
Directora Comercial en CTMA Consultores especializada en facilitar la implantación de normas internacionales como la ISO 9001, la ISO 14001 y la norma ISO 45001.