De acuerdo a la Norma ISO 19011 toda organización que aspire certificarse con dicha norma o ya lo esté, debe contar con un auditor interno que se encargue de evaluar el cumplimiento del plan de acción establecido y garantizar la eficacia de los diversos procedimientos. En CTMA Consultores te ofrecemos toda la información que puedas necesitar al respecto en este post. La anterior normativa establece las orientaciones necesarias en cuanto a las competencias que debe tener un auditor interno.
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¿De qué trata la norma ISO 19011?
La Organización Internacional de Normalización (ISO) desarrolló la norma ISO 19011 donde se especifican y determinan los requisitos para llevar a cabo programas de auditorías en los sistemas de gestión ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001 entre otros.
Dicha norma representa una guía para la correcta ejecución de las auditorías de los sistemas de gestión, donde se incluye lo correspondiente a su planificación, realización, así como las competencias de un auditor interno y su equipo.
Entre las especificaciones que incluye la norma, están:
- El objeto de la auditoría.
- Referencias normativas.
- Términos y definiciones.
- Los principios de auditoría.
- La correcta gestión de un programa de auditoría.
- La realización de una auditoría.
- Las competencias y evaluaciones de los auditores.
¿Qué es un Auditor Interno?
Un auditor interno es el profesional encargado de llevar a cabo los diversos procesos relacionados con la revisión, evaluación y análisis de los sistemas de gestión de calidad de una compañía a fin de garantizar su cumplimiento.
El auditor interno es una pieza fundamental dentro del sistema de gestión de calidad de una empresa, ya que participa activamente en los procesos para obtener evidencias que le permiten determinar si existen oportunidades de mejora o no conformidades de manera oportuna, antes de someterse a una auditoría externa por parte de una empresa certificadora.
Requisitos para ser Auditor Interno
Las organizaciones que adoptan sistemas de gestión de calidad deben nombrar al menos a un auditor interno, y se debe encargar de formarlo en cuanto a la Norma ISO 9001.
El auditor interno puede ser un trabajador de la empresa, pero debe contar con los conocimientos necesarios sobre los diversos procesos de las áreas que debe auditar, como la administrativa, legal, financiera, contable y fiscal, así como demostrar las habilidades para desempeñar este cargo.
Cabe mencionar que, el auditor interno asignado por la compañía no podrá auditar su propia labor dentro de la empresa, para ello se debe asignar a otro auditor que se encargue de esta tarea, a fin de garantizar la mayor objetividad en las revisiones y análisis.
La norma como tal, no especifica mayores requisitos para asignar a un auditor interno dentro de una compañía. Sin embargo, se debe velar que el profesional designado conozca los procesos de organización de la empresa y las directrices que especifica la norma ISO.
Características que debe tener un Auditor Interno
De acuerdo a la norma ISO 19011, un auditor interno debe contar con una serie de características y competencias que le permitan llevar a cabo controles y evaluaciones eficaces.
Un auditor interno debe ser un profesional íntegro, honesto, responsable, de manera de cumplir con las exigencias para este tipo de cargo establecidas en la normativa. Además, debe ser objetivo, competente e imparcial, para no dejarse influenciar en su gestión.
Veamos en detalle las características que debe tener un auditor interno:
1. Integridad
Resulta indispensable que el auditor interno sea un profesional íntegro, a fin de poder desempeñar las funciones de este tipo de cargos, donde se debe garantizar la honestidad, diligencia, responsabilidad, y consecuencia en sus actos.
Todos estos aspectos relacionados con la integridad lo hacen competente para asumir gestiones que ameritan estricta confidencialidad, así como el cumplimiento del marco legal necesario para la normativa de manera profesional e imparcial, donde no hay lugar para fraudes o influencias que puedan atentar contra el bienestar de la compañía y el cumplimiento eficiente de las normas.
2. Imparcialidad
La imparcialidad es una característica fundamental para ejercer el cargo de auditor interno. A fin de demostrar en toda su gestión la exactitud, veracidad y transparencia necesaria para sus análisis y evaluaciones.
El auditor interno tiene el compromiso y la obligación de comunicar a la Directiva todos los datos e información recaudada durante su gestión, demostrando la veracidad de los datos mediante los soportes necesarios, como documentos, registros, reportes, evaluaciones, entre otros.
3. Profesionalidad
De acuerdo a la norma ISO 19011, un auditor interno debe ser un profesional cuidadoso, capacitado para comprobar y verificar cada detalle de los procesos auditados, de manera de poder identificar cualquier irregularidad y oportunidades de mejora.
4. Confidencialidad
Todo auditor interno debe saber respetar los acuerdos de confidencialidad y la discreción necesaria para el resguardo de información delicada y reservada de la organización, por ello debe garantizar la responsabilidad en el uso de la información garantizando su seguridad.
El auditor interno tiene la responsabilidad de proteger los datos e información de la empresa evitando que sea manipulada en forma inadecuada poniendo en riesgo el bienestar de la compañía.
5. Independiente
Otra de las características necesarias para un auditor interno es la capacidad de trabajar en forma independiente e imparcial, procurando la mayor objetividad en la revisión y análisis de cada proceso que lo llevará a alcanzar la adecuada evaluación.
Funciones de un Auditor Interno
El auditor interno tiene bajo su responsabilidad una serie de actividades y responsabilidades que debe asumir con un alto nivel de compromiso.
La compañía en todo momento debe proporcionar el apoyo necesario tanto para su formación como para la verificación exhaustiva de cada procedimiento, de manera de poder efectuar verificaciones detalladas y realistas sobre los sistemas de gestión de calidad.
La información que se maneja en una auditoría interna es confidencial y de gran interés para la empresa, por ello el auditor interno debe garantizar un proceder bajo los estrictos códigos de ética y de conducta.
- Parte de sus labores es la recaudación de todos los datos correspondientes a cada proceso auditado, detectando informaciones relevantes, irregularidades, no conformidades, y oportunidades de mejora que puedan permitir a la empresa aplicar los correctivos necesarios para la mejora de los procesos y el cumplimiento de las normas de los sistemas de gestión de calidad.
- Toda la información recabada de cada uno de los departamentos de la compañía, permitirá alcanzar óptimas conclusiones para la mejora de sus gestiones y resultados.
- El auditor interno está capacitado para identificar y proponer oportunidades de mejora, así como mecanismos de control que permitan corregir debilidades y no conformidades en el sistema. Además, el auditor interno es responsable de evaluar si la empresa está cumpliendo los requisitos del sistema de gestión de calidad y debe garantizar una fluida comunicación con la Directiva.
- Esto último con el fin de transmitirles la situación de la empresa y procurar la toma de decisiones oportuna y efectiva que solventen las posibles fallas antes de someter a la compañía a la correspondiente auditoría externa para su certificación.
Ventajas de las funciones de un auditor interno para las compañías
La labor desempeñada por un auditor interno ofrece numerosas ventajas para obtener una gestión eficaz de la empresa:
- El auditor interno podrá identificar las no conformidades o irregularidades presentes en los diversos procesos de la compañía. Además, contribuirá en su corrección y mejora a fin de alcanzar una mayor eficacia en cada uno de ellos.
- Permite a la Dirección de la compañía estar en conocimiento de las oportunidades de mejora en los diversos procesos, de manera de tomar decisiones oportunas que permitan alcanzar los objetivos planteados y el cumplimiento de las acciones y normas del sistema de gestión de calidad.
- El auditor interno, al realizar sus investigaciones, participa activamente en el hecho de que los responsables de cada área estén alertas de sus responsabilidades, fomentando su integración y participación en los procesos, lo que también mejora su desempeño y eficacia.
- El auditor interno colabora en identificar los procesos que deben ser mejorados en cada área, lo que conlleva la asignación de recursos y acciones necesarios para alcanzar los objetivos, lo que será provechoso para la compañía, al poder alcanzar mayor calidad en sus gestiones, productos y servicios, lo que se traduce en una mayor productividad y rentabilidad.
Beneficios de una auditoría interna
La gestión ejecutada por el auditor interno hace posible agregar valor a la compañía y a los procedimientos que se hacen internamente.
Resulta necesario llevar a cabo auditorías internas con cierta periodicidad, de manera que la empresa tenga control sobre el desempeño de las gestiones de calidad y cualquier necesidad de mejora, así como garantizar el cumplimiento de las normas.
Las auditorías internas contribuyen a:
- La mejora de la eficiencia de los procesos.
- Mejora las operaciones de la compañía, evitando y reduciendo errores en los procesos, así como mejorando la calidad del rendimiento, lo que conlleva al uso eficiente y rentable de los recursos asignados, ahorrando tiempo y dinero que fomenta su rentabilidad.
- Mayor control de la gestión de riesgos.
- Implementación de políticas y procedimientos efectivos.
- Aumento de los beneficios, disminuyendo los costes, y facilitando su recuperación.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa.
- Mejora de la comunicación con los responsables de cada área e integración con la directiva de la compañía.
- Mejora en la calidad y elaboración de informes y flujos de trabajo.
En CTMA Consultores disponemos de una amplia experiencia en auditorías de sistemas de gestión y contamos con personal altamente cualificado capacitado para proporcionar y garantizar un servicio profesional con el firme objetivo de aportar valor a tus sistemas de gestión.
Directora Comercial en CTMA Consultores especializada en facilitar la implantación de normas internacionales como la ISO 9001, la ISO 14001 y la norma ISO 45001.