¿Qué son los Sistemas de Gestión Integrados y por qué los necesitas?

Cuando algo facilita el trabajo y mejora el rendimiento de una empresa ¿por qué no implantarlo? Es lo que ocurre con los sistemas de gestión integrados, ¿Para qué tener sistemas de gestión independientes de las distintas áreas pudiendo simplificar en uno solo los procesos? Los beneficios de trabajar con un sistema de gestión integrado en la empresa se notan desde el primer día.

Concepto de Sistema de Gestión

Un Sistema de Gestión es una herramienta que establece el protocolo a seguir en el día a día de una actividad productiva. Su implantación permitirá optimizar los recursos disponibles, mejorar la organización, una reducción de costes y mejorar el rendimiento de la empresa.

Adoptar un sistema de gestión en una compañía es una garantía de que el proceso cumple los estándares estipulados por normas internacionales. Cada disciplina de la empresa puede tener su propio sistema de gestión, de este modo nos encontramos:

➤ Sistema de Gestión de la Calidad: cumple los requisitos de la norma ISO 9001, que velan por la calidad del producto.

➤ Sistema de Gestión del Medioambiente: cumple las directrices de la norma ISO 14001, consiguen el mínimo impacto en la naturaleza.

➤ Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: cumple los aspectos recogidos en la norma OHSAS 18001.

➤ Sistema de Gestión de la Responsabilidad Corporativa: se rige por los estándares de SGE 21.

Internamente, la empresa está evitando costes innecesarios y somete a control su proceso productivo para cerciorarse del correcto funcionamiento del sistema de gestión implantado. De cara a los clientes o proveedores, proyecta una imagen muy positiva y será mejor valorada frente a sus competidores al contar con la certificación pertinente.

sistema de gestión integrados

¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) aúna distintas disciplinas de un modo conjunto. Esto simplifica el mantenimiento de los distintos sistemas de gestión e incrementa su utilidad. Para las empresas significa una mejora notable tanto en la calidad de sus outputs como en los programas o políticas que se aplican.

La actividad productiva de cualquier empresa está compuesta por diferentes procesos y operaciones, es por ello que su actividad diaria mejora cuando se realiza bajo un sistema en el cual todas las actividades estén integradas bajo el mismo sistema de gestión. Con esto se consigue evitar que flojeen ciertas partes y que se perjudique a otras.

No es necesario realizar un sistema de gestión integrado de todas las áreas, se puede optar por integrar solo un par de las que hemos visto en el apartado anterior.

Beneficios de los sistemas de gestión integrados

✦ Los fallos en determinadas operaciones pueden comprometer otras. Con la implementación de sistemas integrados de gestión nos aseguramos que todas las actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa.

✦ El número de manuales de gestión se limita al menor número posible. Un mismo registro puede encargarse de cumplir un requisito presente en los diferentes modelos integrados. Como consecuencia, el mantenimiento del sistema requiere menos esfuerzo y dedicación.

✦ Al alinear los criterios de gestión se evita la duplicidad innecesaria de procedimientos e instrucciones a seguir en cada disciplina

✦ La puesta en marcha del sistema de gestión integrado se hace a la vez en todas las disciplinas, por lo que su implantación es más rápida que haciéndolo separadamente.

✦ La distribución de los esfuerzos y de los recursos es equitativa al asegurar la misma dedicación a los distintos sistemas de gestión integrados.

✦ Las políticas y objetivos en un sistema de gestión integrado son coherentes entre sí.

✦ La formación al personal es menos densa, al tener apartados comunes ya hay mucha materia que se ahorran, quedando solo los apartados específicos de cada sistema de gestión.

✦ Facilidad del control de la información. La información fluye multidireccionalmente y está interrelacionada entre sí facilitando su accesibilidad desde cualquier punto de la red informática, independientemente del ámbito al que corresponda.

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Cómo se consigue la integración de sistemas

Para lograr una implantación efectiva de un sistema de gestión integrado, es esencial contar con el compromiso e implicación de todas las personas que participan en la empresa, pero, de un modo más especial, de la Dirección de la misma.

Para simplificar la explicación de cómo se realiza la integración de sistemas podemos imaginarnos un árbol. El tronco del mismo sería la parte que es común a todos los sistemas de gestión que se van a integrar, cada una de las ramas del árbol es la parte específica de un sistema de gestión concreto. Este ejemplo nos sirve para hacernos una idea de lo relevante que resulta evitar duplicidades.

Sistema de gestión integrado en una empresa con alguna norma ya implantada

Si estamos frente a una empresa que ya tiene como base la certificación de su sistema de gestión de la calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 o a cualquier otra, el proceso va a resultar más sencillo al contar con una estructura base coherente.

Se pueden seguir distintas opciones en función del grado de adaptabilidad a los cambios que presente la empresa, a la cantidad de recursos disponibles o al periodo de tiempo del que se dispone.

  • Se implanta el nuevo sistema de forma paralela y se deja en común las directrices operativas. Más adelante, se realiza la integración completa de los sistemas restantes.
  • Implantar el sistema integrado desde cero, a pesar de que significa poner todo patas para arriba, es un modo más rápido que el anterior.

Sistema de gestión integrado en una empresa sin ninguna norma implantada

Cuando la empresa no cuenta con la implantación de ningún sistema de gestión previo, se diseña la implantación de modo integrado desde el inicio, el desarrollo da comienzo por la parte común de cada sistema de gestión. Para las partes que son más específicas de cada disciplina:

  • Se implantan, uno por uno, las diferentes partes concretas de los sistemas de gestión para conseguir la integración final.
  • Realizar el desarrollo de estas partes concretas por procesos.

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La integración de sistemas será efectiva cuando se consiga:

➨ La designación de un único responsable del sistema de gestión integrado.

➨ La incorporación total de los sistemas integrados en todas las operaciones de la empresa.

➨ Elaboración mínima de documentos y registros.

➨ Políticas, objetivos y metas coherentes entre sí.

La formación, clave en el sistema integrado de gestión

Un aspecto muy importante para conseguir la correcta implantación de un sistema de gestión integrado es la formación que recibe el personal de la empresa, deben ser partícipes del proceso y por eso han de dominarlo, al fin y al cabo, el factor humano de una empresa es el motor de la actividad económica. Para esta tarea, si la organización no se ve capacitada, se puede recurrir a algún tipo de formación a medida para empresas.

Formación anterior a la integración de sistemas

Antes de llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión, la plantilla debe conocer qué es lo que se va a implantar y con qué herramientas van a contar. Se trata de dominar aspectos como: normativas, análisis de procesos, documentación o diagnóstico. Es en esta etapa cuando se debe designar a la persona experta en cada materia.

Formación durante la documentación

Después de haber diseñado el sistema integrado que se va a llevar a cabo, de cumplir los requisitos para ello y de implementar los métodos en la empresa, es el momento de configurar la documentación necesaria para la integración. Para ello, se forma al personal en función del área en la que desempeña su trabajo, para que sean meticulosos y tengan criterio a la hora de elaborar la documentación necesaria.

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Formación durante la implantación

En este punto, los distintos niveles de la empresa ya deben estar formados en la materia para ser capaces de desarrollar su actividad o actuar según los procedimientos estipulados. En esta etapa se hace hincapié en las políticas adoptadas para el sistema de gestión integrado.

Formación para auditorías internas

La auditoría interna es un paso imprescindible para conocer el grado de implantación del sistema de gestión integrado. Debido a que ya toda la plantilla ha recibido la formación correspondiente, la que se da en este punto solo está orientada a las personas de la empresa que vayan a realizar las tareas auditoras, se centra en materias como: planificación y realización de la auditoría, análisis de resultados u opciones de medidas correctoras. Esto les permitirá evaluar si los trabajadores están actuando de acuerdo al sistema implantado y si está resultando eficaz.

Conclusiones sobre los sistemas de gestión integrados

La verdad es que la integración de los diferentes sistemas de gestión de una misma empresa facilita mucho el cumplimiento de los estándares fijados en el desarrollo de la actividad productiva. El tiempo que se ahorra al llevar a cabo las distintas actividades y el mantenimiento que exige un solo sistema de gestión simplificado son importantes factores a tener en cuenta.

En CTMA podemos ayudarte a disfrutar de todas las ventajas que supone la adopción de un sistema de gestión integrado para tu empresa. No importa si ya cuentas con alguna certificación previa como base o no, somos especialistas en este tipo de implantaciones. Puedes realizarnos cualquier consulta para resolver tus dudas, tu empresa está en buenas manos. ¡Infórmate!

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