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Sistemas de gestión Integrados

Sistemas de gestión integrados
Tiempo de lectura: 9 minutos

Cuando algo facilita el trabajo y mejora el rendimiento de una empresa, ¿por qué no implantarlo? Es lo que ocurre con los sistemas de gestión integrados, ¿Para qué tener sistemas de gestión independientes de las distintas áreas, pudiendo simplificar en uno solo los procesos? En esta oportunidad, desde CTMA Consultores te explicaremos todo lo que debes saber sobre estos efectivos sistemas. Te adelantamos que los beneficios de trabajar con un sistema de gestión integrado en la empresa se notan desde el primer día.

Concepto de Sistema de Gestión

Un Sistema de Gestión es una herramienta que establece el protocolo a seguir en el día a día de una actividad productiva. Su implantación permitirá optimizar los recursos disponibles, mejorar la organización, una reducción de costes y mejorar el rendimiento de la empresa.

Adoptar un sistema de gestión en una compañía es una garantía de que el proceso cumple los estándares estipulados por normas internacionales. Cada disciplina de la empresa puede tener su propio sistema de gestión, de este modo nos encontramos:

  • Sistema de Gestión de la Calidad: cumple los requisitos de la norma ISO 9001, que velan por la calidad del producto.
  • Sistema de Gestión del Medioambiente: cumple las directrices de la norma ISO 14001, consiguen el mínimo impacto en la naturaleza.
  • Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: cumple los aspectos recogidos en la norma OHSAS 18001.
  • Sistema de Gestión de la Responsabilidad Corporativa: se rige por los estándares de SGE 21.

Internamente, la empresa está evitando costes innecesarios y somete a control su proceso productivo para cerciorarse del correcto funcionamiento del sistema de gestión implantado. De cara a los clientes o proveedores, proyecta una imagen muy positiva y será mejor valorada frente a sus competidores al contar con la certificación pertinente.

Sistema de gestión integral

¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) une distintas disciplinas de forma conjunta, lo que simplifica el mantenimiento de los distintos sistemas de gestión e incrementa su utilidad. Para las empresas significa una mejora notable tanto en la calidad de sus outputs como en los programas o políticas que se aplican.

La actividad productiva de cualquier empresa está compuesta por diferentes procesos y operaciones, es por ello que su actividad diaria mejora cuando se realiza bajo un sistema en el cual todas las actividades están integradas bajo el mismo sistema de gestión. Con esto se consigue evitar que flojeen ciertas partes y que se perjudique a otras.

No es necesario hacer un sistema de gestión integrado de todas las áreas, se puede optar por integrar sólo un par de las que hemos visto en el apartado anterior.

Importancia de los Sistemas de gestión integrados

Los sistemas de gestión integrados son fundamentales para las empresas por diversas razones, las cuales detallamos a continuación:

1. Mayor eficiencia

Los sistemas de gestión integrados permiten que la empresa pueda centralizar y automatizar los procesos, sus actividades, lo cual optimiza totalmente su gestión, ya que facilita el acceso a la información, evitando duplicidades y reduciendo errores, lo que representa una mayor eficiencia en su operación cotidiana.

2. Mejora de la calidad

La integración de los sistemas de gestión definitivamente contribuye a mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa, lo que será valorado por los clientes, aumentando también su lealtad hacia la marca y por supuesto la rentabilidad de la organización. Permite alcanzar una mejor y mayor precisión sobre los procesos y actividades, facilitando la identificación de problemas o fallos, lo que hace posible poder corregirlos oportunamente, así como evitar su repetición en el futuro.

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3. Mejora de la toma de decisiones

Cuando las empresas centralizan la información de sus diferentes áreas, los sistemas de gestión integrados pueden proporcionar datos valiosos en tiempo real que permiten tomar decisiones con base a información acertada, lo que ayuda a optimizar los recursos y a adaptarse rápidamente a los diversos cambios del entorno organizacional.

4. Cumplimiento normativo

Otro aspecto que suma importancia a la implantación de los sistemas de gestión integrados en las empresas es que facilitan el cumplimiento de las normativas y regulaciones vigentes. Permitiendo alcanzar un control total sobre las diversas actividades de la empresa, de sus recursos utilizados, así como los resultados obtenidos, aspectos que facilitan la auditoría y el cumplimiento de las normas establecidas.

5. Mayor competitividad

Las empresas que implementan sistemas de gestión integrados en sus procesos, aumentan sus ventajas frente a la competencia, ya que estos sistemas permiten optimizar los recursos, mejorar la eficiencia y calidad, marcando una notable diferencia, que se traduce en una mayor competitividad en el mercado.

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Beneficios de los sistemas de gestión integrados

Estos son los principales beneficios que podrás obtener al apostar por los sistemas de gestión integrados:

  • Los fallos en determinadas operaciones pueden comprometer otras. Con la implementación de sistemas integrados de gestión nos aseguramos que todas las actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa.
  • El número de manuales de gestión se limita al menor número posible. Un mismo registro puede encargarse de cumplir un requisito presente en los diferentes modelos integrados. Como consecuencia, el mantenimiento del sistema requiere menos esfuerzo y dedicación.
  • Al alinear los criterios de gestión se evita la duplicidad innecesaria de procedimientos e instrucciones a seguir en cada disciplina
  • La puesta en marcha del sistema de gestión integrado se hace a la vez en todas las disciplinas, por lo que su implantación es más rápida que haciéndolo separadamente.
  • La distribución de los esfuerzos y de los recursos es equitativa al asegurar la misma dedicación a los distintos sistemas de gestión integrados.
  • Las políticas y objetivos en un sistema de gestión integrado son coherentes entre sí.
  • La formación al personal es menos densa, al tener apartados comunes ya hay mucha materia que se ahorra, quedando solo los apartados específicos de cada sistema de gestión.
  • Facilidad del control de la información. La información fluye multidireccionalmente y está interrelacionada entre sí, facilitando su accesibilidad desde cualquier punto de la red informática, independientemente del ámbito al que corresponda.

Sistema de gestión integral

Cómo se consigue la integración de sistemas

Para lograr una implantación efectiva de un sistema de gestión integrado, es esencial contar con el compromiso e implicación de todas las personas que participan en la empresa, pero, de un modo más especial, de la Dirección de la misma.

Para simplificar la explicación de cómo se realiza la integración de sistemas podemos imaginarnos un árbol. El tronco del mismo sería la parte que es común a todos los sistemas de gestión que se van a integrar, cada una de las ramas del árbol es la parte específica de un sistema de gestión concreto. Este ejemplo nos sirve para hacernos una idea de lo relevante que resulta evitar duplicidades.

Sistema de gestión integrado en una empresa con alguna norma ya implantada

Si estamos frente a una empresa que ya tiene como base la certificación de su sistema de gestión de la calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 o a cualquier otra, el proceso va a resultar más sencillo al contar con una estructura base coherente.

Se pueden seguir distintas opciones en función del grado de adaptabilidad a los cambios que presente la empresa, a la cantidad de recursos disponibles o al periodo de tiempo del que se dispone.

  • Se implanta el nuevo sistema de forma paralela y se deja en común las directrices operativas. Más adelante, se realiza la integración completa de los sistemas restantes.
  • Implantar el sistema integrado desde cero, a pesar de que significa poner todo patas para arriba, es un modo más rápido que el anterior.
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Sistema de gestión integrado en una empresa sin ninguna norma implantada

Cuando la empresa no cuenta con la implantación de ningún sistema de gestión previo, se diseña la implantación de modo integrado desde el inicio, el desarrollo da comienzo por la parte común de cada sistema de gestión. Para las partes que son más específicas de cada disciplina:

  • Se implantan, uno por uno, las diferentes partes concretas de los sistemas de gestión para conseguir la integración final.
  • Realizar el desarrollo de estas partes concretas por procesos.

Sistema de gestión integral

La integración de sistemas será efectiva cuando se consiga:

  • La designación de un único responsable del sistema de gestión integrado.
  • La incorporación total de los sistemas integrados en todas las operaciones de la empresa.
  • Elaboración mínima de documentos y registros.
  • Políticas, objetivos y metas coherentes entre sí.

Sistema de gestión de calidad objetivos

Los objetivos establecidos en un sistema de gestión de calidad, basado en la norma ISO 9004, son retos definidos a partir de la estrategia década empresa, en función de su política de calidad.

Por norma general, esos objetivos son establecidos por la dirección de la organización, siempre con coherencia a la hora de fijar objetivos.

Como todos los objetivos, estos han de ser medibles, claros y cuantificables, además de fijarse en un periodo de tiempo, a elegir entre corto plazo, medio plazo o largo plazo.

Además, se separarán objetivos de calidad para cada uno de los procesos, también, es importante que estas metas están definidas de la misma forma para cada sector, departamento. Un ejemplo de ello puede ser disminuir el gasto de agua. Para ello se pueden realizar controles de calidad de contadores, y fontanería, tras los cuales se conseguirá llegar al objetivo marcado.

Los sistemas de gestión de calidad establecen estos objetivos a través de la Norma ISO 9004

  • Necesidades actuales y futuras de la empresa
  • Niveles de satisfacción de las partes interesadas
  • Recursos necesarios para cumplir objetivos
  • Análisis de competidores

Si no se pueden lograr los objetivos ¿Qué se debe hacer?

En caso de que estos objetivos no lleguen a cumplirse dentro del periodo de tiempo establecido, será necesaria una revisión de los procedimientos establecidos, así como revisar las actividades planificadas, finalmente establecer un análisis dónde poder ver por qué no se ha cumplido el objetivo.

Sistema de gestión integral

La formación, clave en el sistema integrado de gestión

Un aspecto muy importante para conseguir la correcta implantación de un sistema de gestión integrado es la formación que recibe el personal de la empresa, deben ser partícipes del proceso y por eso han de dominarlo, al fin y al cabo, el factor humano de una empresa es el motor de la actividad económica.

Para esta tarea, si la organización no se ve capacitada, se puede recurrir a algún tipo de formación a medida para empresas.

Formación anterior a la integración de sistemas

Antes de llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión, la plantilla debe conocer qué es lo que se va a implantar y con qué herramientas van a contar. Se trata de dominar aspectos como: normativas, análisis de procesos, documentación o diagnóstico. Es en esta etapa cuando se debe designar a la persona experta en cada materia.

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Formación durante la documentación

Después de haber diseñado el sistema integrado que se va a llevar a cabo, de cumplir los requisitos para ello y de implementar los métodos en la empresa, es el momento de configurar la documentación necesaria para la integración.

Para ello, se forma al personal en función del área en la que desempeña su trabajo, para que sean meticulosos y tengan criterio a la hora de elaborar la documentación necesaria.

Sistema de gestión integral

Formación durante la implantación

En este punto, los distintos niveles de la empresa ya deben estar formados en la materia para ser capaces de desarrollar su actividad o actuar según los procedimientos estipulados. En esta etapa se hace hincapié en las políticas adoptadas para el sistema de gestión integrado.

Formación para auditorías internas

La auditoría interna es un paso imprescindible para conocer el grado de implantación del sistema de gestión integrado.  Debido a que ya toda la plantilla ha recibido la formación correspondiente, la que se da en este punto solo está orientada a las personas de la empresa que vayan a realizar las tareas auditoras.

Se centra en materias como: planificación y realización de la auditoría, análisis de resultados u opciones de medidas correctoras. Esto les permitirá evaluar si los trabajadores están actuando de acuerdo al sistema implantado y si está resultando eficaz.

¿Para qué tipos de empresas son útiles los sistemas de gestión integrados?

Es importante que sepas que los sistemas de gestión integrados son aptos para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o el tipo de industria a la que pertenezca.

Algunas industrias en las que los sistemas de gestión integrados son particularmente útiles son:

1. Industria alimentaria

Los sistemas de gestión integrados resultan de gran utilidad en la industria alimentaria, debido a que contribuyen a rastrear los ingredientes, administrar la calidad y garantizar el cumplimiento de las regulaciones sanitarias.

2. Servicios

Las empresas de servicios pueden obtener grandes beneficios de los sistemas de gestión integrados, ya que les permite alcanzar mayor eficiencia para administrar la programación del personal, así como el seguimiento de las horas trabajadas y la facturación.

3. Salud y cuidado personal

Las compañías pertenecientes a estas industrias pueden utilizar sistemas de gestión integrados para administrar la cadena de suministro, el cumplimiento normativo, la gestión de productos y de la calidad.

4. Manufactura

Resultan de gran ayuda para gestionar la producción, controlar los inventarios, administrar la calidad y garantizar el cumplimiento de las normativas.

5. Energía y medio ambiente

Las empresas que conforman este tipo de industrias pueden utilizar sistemas de gestión integrados para administrar la gestión de la energía, el seguimiento de las emisiones, el cumplimiento de las regulaciones ambientales, así como la optimización de los recursos.

Conclusiones sobre los sistemas de gestión integrados

La verdad es que la integración de los diferentes sistemas de gestión de una misma empresa facilita mucho el cumplimiento de los estándares fijados en el desarrollo de la actividad productiva. El tiempo que se ahorra al llevar a cabo las distintas actividades y el mantenimiento que exige un solo sistema de gestión simplificado son importantes factores a tener en cuenta.

En CTMA podemos ayudarte a disfrutar de todas las ventajas que supone la adopción de un sistema de gestión integrado para tu empresa. No importa si ya cuentas con alguna certificación previa como base o no, somos especialistas en este tipo de implantaciones. Puedes realizarnos cualquier consulta para resolver tus dudas, tu empresa está en buenas manos. ¡Infórmate!

15 comentarios en «Sistemas de gestión Integrados»

  1. Buenos días, muy interesante y retroalimentador su articulo, trabajo en una empresa avícola, que desea implementar un sistema de gestión integrado, que abarque principalmente las temáticas de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, calidad e inocuidad; sin embargo la empresa no cuenta aun con ninguno de esos sistemas establecidos, considero que además de la integración del sistema en si es importante el cambio de percepción interna de institución, ¿alguna recomendación al respecto para este reto?, saludos desde Nicaragua

  2. nuestra empresa se encontraba certificada en sistema de gestion integral HSEQ en iso 18001, 9001, 14001
    actualmente solo seguimos con la norma iso 9001
    ¿puedo seguir diciendo que tengoa un sistema de gestion HSEQ, si solo estoy certificado en iso 9001 y cumpliendo con los lineamientos legales de ambiente y seguridada en el trabajo?

  3. Muy claro el artículo para lograr la integración de los sistemas de gestión para el desarrollo de las entidades empresariales. Felicitaciones por este tipo de divulgaciones. Desde Chiclayo .- Perú

  4. Una duda si la empresa se dedica a el giro de telecomunicaciones, en cuestion de servicios y/o proyectos aun asi es necesario contar con las normas de calidad hablando de las ISO´S. ya que no contamos con ninguna y quiero iniciar este proceso como un sistema de gestion integrado como lo señala el artiuclo.. desde cero.

  5. Muy interesante, me ayuda a despejar algunas dudas sobre la importancia de implementar sistemas integrados de gestión.
    En el Perú, se está convirtiendo en una exigencia la certificación del ISO 37001, ANTISOBORNO, por cuanto la coyuntura política (corrupción) que atravesamos ha motivado su implantación.
    Sin embargo, considero que todos los sistemas de gestión, son importantes para un desarrollo responsable y sostenible, de cualquier empresa emprendedora. Gracias, saludos

  6. Buenos Días excelente el articulo, quisiera realizar una pregunta, la empresa en la cual trabajo se encarga de producir y comercializar muebles y articulos para el hogar, actualmente se encuentra certificada en la norma ISO 9001:2015 solo el proceso de producción ( quienes manejan el tema de compras y talento humano pero solo de producción), pero la compañía en general tiene un área independiente de compras y de talento humano, la compañía desea certificar otro proceso pero necesitamos integrar el sistema, que alternativa se puede emplear sin generar mayores traumatismos?

  7. Muy interesante el artículo, Mi nombre es Antonio Caballero Nuñez, soy máster en ciencia en Ingeniería Ambiental e Ingeniero Mecánico, además soy Director de Perfeccionamiento y Calidad, de la Empresa Astilleros del Caribe, más conocida aquí en Cuba como asticar, nosotros tenemos implantado un Sistema Integrado de Gestión bajo las normas NC ISO 9001:2015, NC ISO 14001:2015 y NC 18001:2015, me parece el articulo muy interesante porque toca temas importantes en estos sistemas y nos ayuda a mejorar el que nosotros tenemos implantado, puede que existan cosas en el artículo que ustedes nos brindan y nosotros tener cosas que puedan ser de interés para las demás personas y así aprendemos todos. Saludos desde Cuba.

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